Recrutement et collecte d’informations sur les candidats : cadre légal et bonnes pratiques

Dans le cadre d’un processus de recrutement, il est fréquent qu’un employeur cherche à obtenir des renseignements sur un candidat, que ce soit auprès de son réseau professionnel ou via des sources accessibles en ligne. Si cette démarche peut sembler anodine, elle est encadrée par des règles strictes issues du Code du travail et du Règlement général sur la protection des données (RGPD).

Principes généraux de la collecte d’informations :

La collecte de données personnelles dans le cadre du recrutement doit répondre à un objectif précis : évaluer les compétences et l’aptitude du candidat à occuper le poste proposé. Seules les informations présentant un lien direct et nécessaire avec l’emploi ou l’évaluation professionnelle peuvent être recueillies (C. trav., art. L. 1221-6).

Il est donc permis de s’informer sur les expériences professionnelles, mais strictement interdit de collecter des données sensibles ou discriminatoires telles que l’origine ethnique, l’âge, la situation familiale ou les opinions politiques ou syndicales (RGPD, art. 9 ; C. trav., art. L. 1132-1).

Obligation d’information du candidat :

Avant toute collecte de données, le candidat doit être informé de manière transparente sur :

• Le dispositif utilisé pour recueillir ses données (C. trav., art. L. 1221-9)
• L’identité du responsable du traitement (employeur ou cabinet de recrutement)
• Les finalités du traitement (ex. : présélection)
• Les destinataires des données
• L’origine des données si elles ne sont pas collectées directement (RGPD, art. 13 et 14)

Cette information peut être transmise oralement, mais un écrit est recommandé pour en conserver la preuve.

Consultation de tiers et prise de références :

Le recruteur peut interroger l’entourage professionnel du candidat (anciens collègues, maîtres de stage, etc.), à condition de se limiter à des données professionnelles pertinentes. Toute enquête de moralité ou sur les opinions personnelles est proscrite.

Avant de contacter ces tiers, le candidat doit être informé de cette démarche et des catégories de données susceptibles d’être collectées. Si le candidat est encore en poste, son accord explicite est requis avant de solliciter son employeur actuel, afin de garantir une collecte loyale et transparente (RGPD, art. 5).

Consultation des profils en ligne :

La simple consultation de profils publics sur les réseaux sociaux ou sites professionnels ne constitue pas un traitement de données personnelles, tant qu’aucune information n’est enregistrée. Dans ce cas, le recruteur n’est pas tenu d’informer le candidat.

En revanche, dès lors que des données sont extraites et conservées (ex. : constitution d’un vivier de candidatures), toutes les obligations du RGPD s’appliquent. Les données doivent être pertinentes et liées à l’évaluation professionnelle.

La CNIL recommande de privilégier les plateformes dédiées aux échanges professionnels et d’intégrer ces bonnes pratiques dans une charte éthique, accompagnée d’actions de sensibilisation auprès des recruteurs.

Rôle du CSE :

Dans les entreprises de 50 salariés et plus, le comité social et économique (CSE) doit être informé des méthodes ou techniques d’aide au recrutement avant leur mise en œuvre ou leur modification (C. trav., art. L. 2312-38).

Le guide de la CNIL :

Le guide « Recrutement » de la CNIL constitue une ressource précieuse pour les professionnels. Bien qu’il ne soit pas juridiquement contraignant, il offre des recommandations concrètes pour assurer la conformité des pratiques de recrutement.

Attention :  En cas de contrôle, le recruteur doit pouvoir démontrer qu’il respecte les règles en vigueur. La formalisation des procédures (charte, documentation, preuve d’information) est donc essentielle.

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