DSN et identification des salariés : vigilance accrue sur la qualité des données déclarées

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Garantir l’exactitude des informations d’état civil en DSN est essentiel pour assurer la reconnaissance des droits sociaux du salarié et éviter des risques juridiques et financiers pour l’employeur. Net-entreprises a publié un rappel sur le sujet.

DSN et identification des salariés : vigilance accrue sur la qualité des données déclarées
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​L’importance de l’identification via le NIR

Dans le cadre des déclarations sociales nominatives (DSN), chaque salarié est identifié par son Numéro d’Inscription au Répertoire (NIR). Cet identifiant unique conditionne l’ouverture et le maintien des droits sociaux (maladie, retraite, chômage) et permet le versement de prestations (allocations, pensions).

À chaque transmission, l’identité du salarié est vérifiée via le Système National de Gestion des Identifiants (SNGI), qui centralise les données d’état civil des personnes nées en France ou à l’étranger. La correspondance entre les données déclarées et celles enregistrées dans le SNGI est déterminante. En cas de discordance, l’individu peut être considéré comme non identifié ou, pire, être confondu avec un homonyme, faussant ainsi l’ouverture des droits sociaux.

​Les risques d’une mauvaise identification

Une saisie erronée a des conséquences directes :

  • Pour le salarié, l’absence ou l’erreur d’identification empêche la prise en compte des cotisations versées et peut bloquer l’accès à ses droits (indemnités maladie, droits retraite, allocations chômage). Des anomalies peuvent également fausser ses revenus déclarés à l’administration fiscale.
  • Pour l’employeur, la responsabilité est engagée. La qualité des données transmises est une obligation légale et toute erreur expose l’entreprise à des régularisations ou à des redressements.

Ainsi, la fiabilité des informations déclarées en DSN constitue un enjeu double : sécuriser la protection sociale du salarié et garantir la conformité déclarative de l’employeur.

​Les éléments d’état civil à renseigner avec rigueur

Net-entreprises rappelle que certains éléments doivent correspondre strictement aux données figurant sur l’attestation de droits à l’Assurance Maladie :

  • NIR ou NIA (Numéro Identifiant d’Attente),
  • Sexe,
  • Nom de famille (de naissance),
  • Prénoms dans l’ordre exact de l’état civil,
  • Date de naissance au format JJMMAAAA (avec des codes spécifiques 00 ou 99 autorisés dès la norme DSN 2026 en cas d’informations manquantes),
  • Lieu ou pays de naissance (code à sélectionner dans la table PAY, y compris les anciens pays selon la date de naissance).

Ces rubriques sont attendues dans la DSN sous les références NEODeS :

  • « Nom de famille – S21.G00.30.002 »,
  • « Prénoms – S21.G00.30.004 »,
  • « Nom d’usage – S21.G00.30.003 », s’il existe,
  • « Date de naissance – S21.G00.30.006 ».

​Les bonnes pratiques à l’embauche

Afin de limiter les erreurs, net-entreprises recommande de collecter dès l’embauche :

  • une pièce d’identité valide,
  • l’attestation de droits à l’Assurance Maladie (NIR ou NIA, nom et prénoms exacts),
  • le RIB du salarié pour le versement du salaire.

L’employeur doit réaliser la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) en s’assurant de la conformité des informations. En retour, le Bilan d’Identification des Salariés (BIS) permet de vérifier l’exactitude des données. Ce contrôle est indispensable pour corriger les divergences avant transmission en DSN.

Une seconde vérification peut être effectuée via le SADV (Service d’Acquisition des Données de Vie) après l’embauche, générant un nouveau BIS. Seule la saisie via EFI (formulaire en ligne) ne donne pas accès à ce service de contrôle.