Les modalités d'établissement des procédures de signalement d'alertes sont connues

La mise en place d’une procédure de recueil et de traitement des alertes internes est obligatoire depuis le 1er janvier 2018 dans les entreprises comptant au moins 50 salariés.

La loi du 22 mars 2022 visant à améliorer la protection des lanceurs d’alerte a aboli la hiérarchie entre le canal interne et le canal externe existant auparavant et permet au lanceur d’alerte d’effectuer un signalement externe : « après avoir effectué un signalement par le biais de canaux de signalement interne ou directement par le biais de canaux de signalement externe ».

Un décret du 3 octobre 2022 précise les nouvelles modalités de la procédure de signalement interne des alertes. Il est d’application immédiate.

Choix du support

L’employeur est libre de choisir l’« instrument juridique » dans lequel il inscrit la procédure de signalement : note de service, accord collectif en respectant les règles de droit commun relatives à la négociation d’un accord collectif d’entreprise, etc…

Recueil des alertes

La procédure de signalement interne doit instaurer un canal de réception des alertes, qui peuvent être aussi bien écrites qu’orales.

Le signalement oral peut s'effectuer par téléphone ou par tout autre système de messagerie vocale et, sur la demande de l'auteur du signalement et selon son choix, lors d'une visioconférence ou d'une rencontre physique organisée au plus tard 20 jours ouvrés après réception de la demande.

L’alerte orale doit être consignée suivant des modalités très strictes fixées par le décret du 3 octobre 2022 en fonction du système mis en place pour les recueillir.

Le canal de signalement doit permettre au lanceur d’alerte de transmettre tout élément, quel que soit sa forme ou son support, de nature à étayer son alerte.

Le lanceur d’alerte est informé par écrit de la réception de son alerte dans un délai de 7 jours ouvrés à compter de cette réception.

Hormis le cas où l’alerte est anonyme, il peut être exigé que le lanceur d’alerte justifie de son appartenance à l'une des catégories de personnes pouvant lancer une alerte.

La procédure doit préciser les suites données aux signalements anonymes.

Elle doit indiquer la ou les personnes ou le ou les services chargés de recueillir et traiter les alertes et prévoir les garanties permettant l'exercice impartial de leurs missions.

Traitement des alertes

Lorsque toutes les conditions de l’exercice du droit d’alerte sont remplies, l’employeur doit assurer le traitement de l’alerte.

Il peut demander tout complément d'information au lanceur d’alerte afin d'évaluer l'exactitude de ses allégations.

L’employeur doit informer le lanceur d’alerte du traitement de son alerte dans un délai d’au plus 3 mois à compter de l'accusé de réception du signalement.

La procédure interne doit :

• Garantir l'intégrité et la confidentialité des informations recueillies dans un signalement, notamment l'identité du lanceur d’alerte, des personnes visées par celle-ci et de tout tiers qui y est mentionné ;
• Interdire l'accès à ces informations aux salariés qui ne sont pas chargés de recueillir ou de traiter les alertes ;
• Prévoir la transmission sans délai aux personnes ou services chargés de recueillir ou de traiter les alertes des signalements reçus par d'autres personnes ou services.

Diffusion de la procédure

L’employeur doit diffuser la procédure de signalement par tout moyen assurant une publicité suffisante : notification, affichage ou publication, le cas échéant sur le site internet de l’entreprise ou par voie électronique.

Il doit la rendre accessible de manière permanente aux personnes susceptibles de lancer une alerte : salariés, anciens salariés, actionnaires, etc…

Liste des autorités compétentes pour recueillir un signalement externe

Le décret du 3 octobre 2022 précise la liste des autorités compétentes pour recueillir et traiter un signalement externe.

Référence

Décret n° 2022-1284 du 3 octobre 2022 relatif aux procédures de recueil et de traitement des signalements émis par les lanceurs d’alerte et fixant la liste des autorités externes instituées par la loi n° 2022-401 du 21 mars 2022 visant à améliorer la protection des lanceurs d’alerte.

Voir tous les détails de la nouvelle procédure de signalement interne, un modèle actualisé de procédure, et la liste des autorités compétentes pour recueillir et traiter un signalement externe dans notre dossier spécial :

Se mettre en conformité avec les nouvelles dispositions sur la protection des lanceurs d’alerte