Cantine, titres-restaurants et frais de transport pour les stagiaires

STAGIAIRES
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Les précisions apportées par la circulaire ACOSS du 2 juillet 2015, mise en ligne le 27 juillet 2015, sont nombreuses. Nous abordons aujourd’hui spécifiquement les informations concernant la cantine, les ...

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Les précisions apportées par la circulaire ACOSS du 2 juillet 2015, mise en ligne le 27 juillet 2015, sont nombreuses.

Nous abordons aujourd’hui spécifiquement les informations concernant la cantine, les titres restaurants et la prise en charge des frais de transport dont bénéficient désormais les stagiaires depuis la loi 2014 -788 du 10 juillet 2014. 

Accès à la cantine

Depuis la loi du 10 juillet 2014, les stagiaires bénéficient désormais d’un accès la cantine d’entreprise.

Fourniture repas= avantage en nature

La circulaire ACOSS rappelle que la fourniture du repas à la cantine moyennant une participation des salariés constitue un avantage en nature.

Cet avantage doit en principe être intégré dans l'assiette des cotisations pour un montant évalué à la différence entre le montant du forfait avantage en nature et le montant de la participation personnelle du salarié.

Tolérance

Toutefois, une circulaire ministérielle du 7 janvier 2003 reconduit une tolérance qui permet de négliger cet avantage en nature lorsque la participation du salarié est au moins égale à la moitié de la valeur forfaitaire de l’avantage en nature nourriture (soit 4,65€/ 2 = 2,32 en 2015).

Cette tolérance est applicable aux stagiaires. 

En conséquence :

  • Si le montant de la gratification n’est pas supérieur au montant de la franchise de cotisations ;
  • Si la prise de repas à la cantine par le stagiaire respecte les limites fixées par la circulaire ministérielle du 7/01/2003 ;
  • Aucune cotisation ne sera due. 

Attribution de titres-restaurants

La loi entérine la pratique

L’attribution de titres-restaurant n’était en principe admise que pour les salariés de l’entreprise, toutefois lorsque l’entreprise ne disposait pas de cantine, il était admis que des titres-restaurant soient attribués à des stagiaires.

La circulaire ACOSS confirme que la loi de 2014 entérine cette pratique.

Participation patronale

Tout comme cela est le cas pour les salariés, il convient de respecter les dispositions suivantes :

  • La participation patronale est exclue de cotisations, à condition que la contribution patronale soit comprise entre 50 % et 60 % de la valeur nominale du titre et ne dépasse pas 5,36 € en 2015 ;
  • Lorsque la participation patronale excède ces limites, elle est ajoutée à la gratification ;
  • Si les limites de la franchise sont dépassées, les cotisations sont dues sur la fraction excédentaire. 

Cas particulier des stagiaires non gratifiés

Un point particulier particulièrement intéressant est abordé par la présente circulaire ACOSS.

Est en effet abordé le cas particulier des stagiaires non gratifiés bénéficiant d’un accès à la cantine ou de l’attribution de titres-restaurant sans participation personnelle.

Si les stagiaires ne sont pas gratifiés, c’est que la durée du stage est inférieure à 2 mois.

Des conditions d’exonération non remplies

Dès lors que le stagiaire bénéficie d’un accès à la cantine ou de l’attribution de titres-restaurant sans contrepartie aucune, les conditions d’exonération fixées par la tolérance ministérielle ne sont pas remplies.

La valeur de ces avantages est donc en principe assujettie à cotisations.

Une exonération si les avantages < seuil de franchise

Toutefois, cette valeur ne dépassant pas le montant de la franchise de cotisations, aucune cotisation ni contribution sociale n’est due.

Exemple concret :

  • Un stage est effectué au mois de mars 2015 ;
  • Il s’agit d’un mois calendaire correspondant à 22 jours de travail effectif soit 154 heures ;
  • L’employeur attribue un titre-restaurant par jour au stagiaire d’une valeur de 8 € sans aucune participation de celui-ci.
  • La participation patronale est donc de 8 € x 22 jours = 176 € ;
  • Pour ce stage, la franchise de cotisation est égale pour la durée effective du stage, à 508,20 € (154 heures * 3,30 €) ;
  • Aucune cotisation ni contribution n’est due. 

Remboursement des frais de transport

Une prise en charge identique à celle prévue pour les salariés

Tout comme les salariés, les stagiaires bénéficient de la prise en charge des frais de transport prévus par l’article L.3261-2 du code du travail.

Article L3261-2

Modifié par LOI n°2008-1330 du 17 décembre 2008 - art. 20 (V)

L'employeur prend en charge, dans une proportion et des conditions déterminées par voie réglementaire, le prix des titres d'abonnements souscrits par ses salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail accomplis au moyen de transports publics de personnes ou de services publics de location de vélos.

Les modalités de remboursement des frais de transport sont toutefois différentes selon que le stage est fait au sein :

  • D’un organisme de droit public ;
  • D’un organisme de droit privé. 

Stage au sein d’un organisme de droit public

La circulaire ACOSS confirme que cette situation est régie par le décret n°2010-676 du 21 juin 2010 instituant une prise en charge partielle (50 %) des titres d’abonnement correspondant aux déplacements effectués par les agents publics entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail. 

Article D124-7

Créé par DÉCRET n°2014-1420 du 27 novembre 2014 - art. 1

Les trajets effectués par les stagiaires accueillis au sein d'un organisme de droit public entre leur domicile et le lieu où ils accomplissent leur période de formation en milieu professionnel ou de stage sont pris en charge dans les conditions fixées par le décret n° 2010-676 du 21 juin 2010 instituant une prise en charge partielle du prix des titres d'abonnement correspondant aux déplacements effectués par les agents publics entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail.
Le stagiaire accueilli dans un organisme de droit public et qui effectue une mission dans ce cadre bénéficie de la prise en charge de ses frais de déplacement temporaire selon la réglementation en vigueur.
Pour l'application des alinéas précédents, est assimilé à la résidence administrative du stagiaire le lieu de la période de formation en milieu professionnel ou du stage indiqué dans la convention de stage.

Stage au sein d’un organisme de droit privé

Ce sont alors les conditions prévues par l’article 20 de la LFSS 2009 (loi n°2008-1330 du 17 décembre 2008) qui s’appliquent. 

En d’autres termes, une prise en charge obligatoire est prévue par l’employeur d’une partie des frais de transport engagés par les salariés au titre des trajets réalisés entre leur domicile et leur lieu de travail. 

Cette prise en charge obéit aux conditions suivantes :

  • Sa valeur est fixée à 50 % du coût de l’abonnement sur la base des tarifs de 2ème classe ;
  • La participation de l’employeur, y compris la part facultative au-delà du seuil de 50 % sera exonérée de charges sociales dans la limite des frais réellement engagés ;
  • La prise en charge des frais des salariés à temps partiel est identique à celle des salariés à temps complet, lorsque l’horaire de travail du salarié est au moins égal à la moitié de la durée légale hebdomadaire ou conventionnelle de travail. 

Accès des stagiaires aux activités sociales et culturelles

La loi n° 2011-893 du 28 juillet 2011 pour le développement de l'alternance et la sécurisation des parcours professionnels, avait modifié l’article L. 2323-83 du code du travail afin de permettre le bénéfice des prestations du comité d’entreprise aux stagiaires.

Article L2323-83

Modifié par LOI n°2011-893 du 28 juillet 2011 - art. 27

Le comité d'entreprise assure, contrôle ou participe à la gestion de toutes les activités sociales et culturelles établies dans l'entreprise prioritairement au bénéfice des salariés , de leur famille et des stagiaires, quel qu'en soit le mode de financement, dans des conditions déterminées par décret en Conseil d'Etat.

Ce décret détermine notamment les conditions dans lesquelles les pouvoirs du comité d'entreprise peuvent être délégués à des organismes créés par lui et soumis à son contrôle, ainsi que les règles d'octroi et d'étendue de la personnalité civile des comités d'entreprise et des organismes créés par eux. Il fixe les conditions de financement des activités sociales et culturelles.

La loi de 2014 entérine ce droit dans le code de l’Education.

Dès lors, le régime social des prestations du comité d’entreprise à destination des stagiaires est le même que pour les salariés.

Par conséquent, si les prestations du comité d’entreprise ne respectent pas les conditions et limites fixées par les instructions ministérielles pour bénéficier des exonérations de cotisations et contributions de sécurité sociale, la valeur des avantages consentis devra être réintégrée dans l’assiette des cotisations.

Extrait lettre circulaire ACOSS n° 2015-0000042

B) La cantine, les titres-restaurant et les frais de transport (art. L. 124-13 du code de l’éducation nationale)

Le stagiaire a accès au restaurant d’entreprise ou aux titres-restaurant prévus à l’article L. 3262-1 du code du travail dans les mêmes conditions que les salariés de l’organisme d’accueil. Il bénéficie également de la prise en charge des frais de transport prévus à l’article L. 3261-2 du même code.

1) La cantine et les tickets restaurant

En prévoyant l’accès au restaurant d’entreprise ainsi que l’attribution des titresrestaurant aux stagiaires, la loi entérine une pratique d’ores et déjà admise.

a) Accès à la cantine

La fourniture du repas à la cantine moyennant une participation des salariés constitue un avantage en nature. Cet avantage doit en principe être intégré dans l'assiette des cotisations pour un montant évalué à la différence entre le montant du forfait avantage en nature et le montant de la participation personnelle du salarié.

Toutefois, une circulaire ministérielle du 7 janvier 2003 reconduit une tolérance qui permet de négliger cet avantage en nature lorsque la participation du salarié est au moins égale à la moitié de la valeur forfaitaire de l’avantage en nature nourriture (soit 4,65€/ 2 = 2,32 en 2015). Cette tolérance est applicable aux stagiaires.

Ainsi, par exemple, dans le cas où le montant de la gratification n’est pas supérieur au montant de la franchise de cotisations, si la prise de repas à la cantine par le stagiaire respecte les limites fixées par la circulaire ministérielle susvisée , aucune cotisation ne sera due.

b) Attribution des titres-restaurant

L’attribution de titres-restaurant n’était en principe admise que pour les salariés de l’entreprise. Toutefois, lorsque l’entreprise ne disposait pas de cantine, il était admis que des titres-restaurant soient attribués à des stagiaires.

La loi entérine cette pratique.

Lorsque la participation patronale à l'acquisition des titres-restaurant respecte la réglementation relative aux titres-restaurant, elle est exclue de fait de l'assiette, et ce, indépendamment du montant de la gratification versée au stagiaire.

Ainsi, cet avantage est exonéré de cotisations sociales à condition que la contribution patronale soit comprise entre 50 % et 60 % de la valeur nominale du titre et ne dépasse pas 5,36 € en 2015.

Lorsque la participation patronale excède les limites fixées par l'ordonnance 67-830 du 27 septembre 1967, elle est ajoutée à la gratification. Si les limites de la franchise sont dépassées, les cotisations sont dues sur la fraction excédentaire.

c) Cas particulier : stagiaires non gratifiés bénéficiant d’un accès à la cantine ou de l’attribution de titres-restaurant sans participation personnelle

Il s’agit des stagiaires dont la durée du stage est inférieure à deux mois et qui de ce fait ne perçoivent aucune gratification.

Dès lors que le stagiaire bénéficie d’un accès à la cantine ou de l’attribution de titresrestaurant sans contrepartie aucune, les conditions d’exonération fixées par la tolérance ministérielle ne sont pas remplies.

La valeur de ces avantages est donc en principe assujettie à cotisations. Toutefois, cette valeur ne dépassant pas le montant de la franchise de cotisations, aucune cotisation ni contribution sociale n’est due.

Exemple : un stage effectué au mois de mars 2015 (mois calendaire correspondant à 22 jours de travail effectif soit 154 heures). L’employeur attribue un titre-restaurant par jour au stagiaire d’une valeur de 8 euros sans aucune participation de celui-ci.

8 euros x 22 jours = 176 euros

Dès lors que la franchise de cotisation est égale, pour la durée effective du stage, à 508,20 euros aucune cotisation ni contribution n’est due.

2) Remboursement des frais de transport

Le stagiaire bénéficie de la prise en charge des frais de transport prévus par l’article L.3261-2 du code du travail.

L'employeur prend en charge, dans une proportion et des conditions déterminées par voie réglementaire, le prix des titres d'abonnements souscrits par ses salariés pour leurs déplacements entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail accomplis au moyen de transports publics de personnes ou de services publics de location de vélos.

Les modalités de remboursement des frais de transport sont différentes selon que le stage est fait au sein d’un organisme de droit public ou non.

a) Stage au sein d’un organisme de droit public (Article D. 124-7 du code de l’Education nationale)

Cette situation est régie par le décret n°2010-676 du 21 juin 2010 instituant une prise en charge partielle (50 %) des titres d’abonnement correspondant aux déplacements effectués par les agents publics entre leur résidence habituelle et leur lieu de travail.

b) Stage au sein d’un organisme de droit privé

L’article 20 de la loi de financement de la sécurité sociale pour 2009 (n°2008-1330 du 17 décembre 2008) a instauré une prise en charge par l’employeur d’une partie des frais de transport engagés par les salariés au titre des trajets réalisés entre leur domicile et leur lieu de travail.

Cette aide peut, sous certaines conditions (décret n° 2008-1501 du 30 décembre 2008), être exonérée de cotisations sociales.

La prise en charge obligatoire de l’employeur est fixée à 50 % du coût de l’abonnement sur la base des tarifs de 2è classe.

La participation de l’employeur, y compris la part facultative au-delà du seuil de 50 % sera exonérée de charges sociales dans la limite des frais réellement engagés.

La prise en charge des frais des salariés à temps partiel est identique à celle des salariés à temps complet, lorsque l’horaire de travail du salarié est au moins égal à la moitié de la durée légale hebdomadaire ou conventionnelle de travail. Ces règles sont applicables au stagiaire.

C) Accès des stagiaires aux activités sociales et culturelles

L’article L. 2323-83 du code du travail avait ouvert le bénéfice des prestations du comité d’entreprise aux stagiaires. Ce droit est entériné dans le code de l’Education.

Dès lors, le régime social des prestations du comité d’entreprise à destination des stagiaires est le même que pour les salariés.

Par conséquent, si les prestations du comité d’entreprise ne respectent pas les conditions et limites fixées par les instructions ministérielles pour bénéficier des exonérations de cotisations et contributions de sécurité sociale, la valeur des avantages consentis devra être réintégrée dans l’assiette des cotisations.

Références

Extrait lettre circulaire ACOSS n° 2015-0000042 du 2 juillet 2015, mise en ligne le 27 juillet 2015

LOI n°2014-788 du 10 juillet 2014 tendant au développement, à l’encadrement des stages et à l’amélioration du statut des stagiaires, JO du 11 juillet 2014