Gratification obligatoire des stages de plus de 2 mois : la circulaire ACOSS donne des précisions

STAGIAIRES
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Nous poursuivons notre série d’articles consacrés aux précisions apportées par la circulaire ACOSS du 2 juillet 2015 mais mise en ligne que le 27 juillet 2015. Nous abordons aujourd’hui spécifiquement ...

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Nous poursuivons notre série d’articles consacrés aux précisions apportées par la circulaire ACOSS du 2 juillet 2015 mais mise en ligne que le 27 juillet 2015.

Nous abordons aujourd’hui spécifiquement la gratification qui doit obligatoirement être versée aux stagiaires, lorsque la durée excède la durée de 2 mois, et son mode de calcul. 

Stage > 2 mois : gratification obligatoire

Selon les articles L 124-6 et D. 124-8 du code de l’Education, les stages dont la durée au cours d'une même année scolaire ou universitaire est supérieure à 2 mois consécutifs ou non, donnent obligatoirement lieu au versement d’une gratification. 

Article L124-6  (version au 1er septembre 2015)

Créé par LOI n°2014-788 du 10 juillet 2014 - art. 1

Lorsque la durée du stage ou de la période de formation en milieu professionnel au sein d'un même organisme d'accueil est supérieure à deux mois consécutifs ou, au cours d'une même année scolaire ou universitaire, à deux mois consécutifs ou non, le ou les stages ou la ou les périodes de formation en milieu professionnel font l'objet d'une gratification versée mensuellement dont le montant est fixé par convention de branche ou par accord professionnel étendu ou, à défaut, par décret, à un niveau minimal de 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale défini en application de l'article L. 241-3 du code de la sécurité sociale . Cette gratification n'a pas le caractère d'un salaire au sens de l'article L. 3221-3 du code du travail.

Le premier alinéa s'applique sans préjudice des dispositions de l'article L. 4381-1 du code de la santé publique.

La gratification mentionnée au premier alinéa est due au stagiaire à compter du premier jour du premier mois de la période de stage ou de formation en milieu professionnel. Son montant minimal forfaitaire n'est pas fonction du nombre de jours ouvrés dans le mois.

Un décret fixe les conditions dans lesquelles il peut être dérogé à la durée prévue au premier alinéa du présent article pour les périodes de formation en milieu professionnel réalisées dans le cadre des formations mentionnées à l'article L. 813-9 du code rural et de la pêche maritime.

NOTA : 

Conformément au II de l'article 1 de la loi n° 2014-788 du 10 juillet 2014, les trois premiers alinéas de l'article L. 124-6 du code de l'éducation, dans leur rédaction résultant de la présente loi, sont applicables aux conventions de stage signées à compter du 1er septembre 2015.

Article D124-8

Créé par DÉCRET n°2014-1420 du 27 novembre 2014 - art. 1

La gratification de stage définie à l'article L. 124-6 est due au stagiaire sans préjudice du remboursement des frais engagés par celui-ci pour effectuer la période de formation en milieu professionnel ou le stage et des avantages offerts, le cas échéant, pour la restauration, l'hébergement et le transport.
La durée du stage est décomptée en fonction de la durée de présence du stagiaire selon les modalités prévues à l'article D. 124-6.
La gratification prévue à l'article L. 124-6 est due pour chaque heure de présence du stagiaire dans l'organisme d'accueil, à compter du premier jour du premier mois de la période de formation en milieu professionnel ou du stage. Elle est versée mensuellement.
La gratification due par une administration, un établissement public ou tout organisme de droit public ne peut être cumulée avec une rémunération versée par ce même organisme d'accueil au cours de la période concernée. Le montant de cette gratification ne peut excéder le taux défini à l'article L. 124-6.
Tout organisme d'accueil peut prévoir de verser une gratification lorsque la durée de la période de formation en milieu professionnel ou du stage est inférieure à la durée définie à l'article L. 124-6.

2 mois = 44 jours ou 308 heures

La gratification devient ainsi obligatoire pour tous les stages dont la durée est supérieure à :

  • 44 jours ;
  • 308 heures (sur la base de 7 heures par jour). 

La gratification est due à compter du 1er jour du 1er mois de stage pour toute la durée du stage.

Congés et autorisations d'absence du stagiaire

La circulaire ACOSS donne une précision qui nous semble importante de mettre à nouveau, à savoir que :

  • Lorsque la durée du stage excède 2 mois, la convention de stage doit prévoir la possibilité de congés et d'autorisations, cette possibilité étant facultative lorsque la durée du stage est inférieure ou égale à 2 mois ;
  • Et la rémunération des congés est facultative (point qui pouvait prêter à confusion avant publication de la présente circulaire).

Stage ≤ 2 mois ou 44 jours ou 308 heures

En-deçà (ou à hauteur) de 2 mois consécutifs ou non, l’employeur n’a pas l’obligation de verser une gratification mais il a la possibilité de le faire.

Gratification ≠ salaire

Le stagiaire n’étant pas un salarié de l’entreprise, la rémunération versée par l’employeur est une gratification.

Elle n’a pas le caractère de salaire au sens de l’article L 3221-3 du code du travail ou L. 242-1 du code de la sécurité sociale. 

Décompte de la durée du stage pour déterminer l’obligation à gratification 

Année enseignement ≠ année civile

Comme le rappelle la présente circulaire ACOSS, l’année d’enseignement ne correspond pas forcément à l’année calendaire.

Les bornes de l’année d’enseignement sont définies par l’établissement d’enseignement (par exemple, dans l’enseignement universitaire l’année d’enseignement est comprise entre la date d’inscription et la date de fin de jury).

Jours de congés et autorisations d’absence

Sont assimilés à du temps de présence pour le calcul de la durée du stage :

  • Les jours de congés et d’autorisations d’absence en cas de grossesse, de paternité ou d’adoption ;
  • Ainsi que les congés et autorisations d’absence prévus dans la convention de stage

Décompte du temps de présence pour déterminer le montant de la gratification

La gratification, qui n’a pas le caractère d’un salaire, est déterminée en fonction du nombre d’heures de présence effective du stagiaire dans le lieu d’accueil.

Afin de calculer le montant de la gratification, l’organisme d’accueil doit prévoir le nombre d’heures de présence effective du stagiaire. A ce temps de présence, l’organisme d’accueil peut rajouter les périodes de congés payés qu’il prévoit d’octroyer au stagiaire.

Modalités de versement de la gratification

Un versement mensuel

La gratification est versée mensuellement.

2 modalités de versement

Deux possibilités s’offrent à l’organisme d’accueil :

  • Soit le paiement au réel à savoir, à chaque fin de mois du nombre d’heure réalisé ;
  • Soit en lissant l’ensemble des heures que le stagiaire doit effectuer sur sa période de stage et en effectuant un paiement identique chaque mois sur l’ensemble du stage. 

La modalité retenue doit être précisée dans la convention de stage, ainsi que le nombre d’heures à effectuer sur la durée totale du stage.

Exemple concret versement de gratification

La circulaire ACOSS propose un exemple chiffré basé sur les éléments suivants :

  • La gratification horaire est supposée être de 3,30 € ;
  • Stage du 1er janvier au 30 avril 2015 inclus ;
  • Nombre d’heures prévues sur la durée totale du stage : 600 ;
  • Répartition des heures : janvier (150 heures), février (90 heures), mars (130 heures), avril (120heures) et mai (110 heures) ;
  • Gratification totale : 600 heures * 3,30 € = 1.980 €. 

Option 1 : versement de la gratification en fonction des heures effectuées chaque mois :

  • Janvier 2015 : 150h*3,30 €= 495 € ;
  • Février 2015 : 90h*3,30 €= 297 € ;
  • Mars 2015 : 130h*3,30 €= 429 € ;
  • Avril 2015 : 120h*3,30 €= 396 € ;
  • Mai 2015 : 110h*3,30 €= 363 € ;
  • TOTAL gratification : 1.980 €.

Option 2 : versement de la gratification de façon lissée :

  • La gratification totale est de 1.980 €, soit 600 heures * 3,30 € ;
  • Le nombre de mois calendaires de la période de stage est de 5 ;
  • La gratification lissée versée au stagiaire sera de 396 € (soit 1.980 €/ 5 mois, ou 600 heures/5 mois soit 120 heures).

Valeur gratification minimale

Une gratification horaire selon date signature convention

La gratification horaire minimale est calculée sur la base d’un pourcentage du plafond horaire de sécurité sociale (dont la valeur est fixée à 24 € en 2015) que nous pouvons présenter de la façon suivante :

Date de signature de la convention

Gratification horaire minimale

Avant le 1er décembre 2014

12,5% *24 €= 3,00 €

Entre le 1er décembre 2014 et le 31 août 2015

13,75%*24 €= 3,30 €

A compter du 1er septembre 2015

15,00%* 24€= 3,60 €

Le plafond horaire de la sécurité sociale applicable

Le montant de la gratification versée au stagiaire est fixé dans la convention de stage.

Toutefois, si le plafond horaire de la sécurité sociale est revalorisé au cours de la durée du stage, la convention doit prévoir d’augmenter la gratification pour tenir compte de cette revalorisation. 

Exemple concret :

  • Un stage débute le 1er décembre 2014 et s’achève le 15 février 2015 ;
  • La gratification minimale tient compte du plafond horaire de 23 € pour décembre 2014 et de 24 € du 1er janvier au 15 février 2015.

En d’autres termes, la gratification minimale est revalorisée en même temps que l’augmentation du plafond horaire de la sécurité sociale intervenant au 1er janvier.

Une rémunération minimale selon le secteur d’activité

La circulaire ACOSS confirme que la gratification minimale peut être différente selon le secteur d’activité, en fonction des accords collectifs, et propose les cas concrets suivants :

  • Stagiaires-avocats : gratification fixée par accord conclu le 19 janvier 2007 et qui donne les valeurs suivantes : 

Elèves avocat

Gratification minimale fixée à 60 % du SMIC pour un stage temps plein, dans les cabinets de 2 salariés au plus

Gratification minimale fixée à 70 % du SMIC pour un stage temps plein, dans les cabinets de 3 à 5 salariés au plus

Gratification minimale fixée à 85 % du SMIC pour un stage temps plein, dans les cabinets de plus de 5 salariés.

Autres stagiaires au sein d’un cabinet d’avocats

Gratification minimale fixée à 40 % du SMIC pour un stagiaire en cours de licence ou qui l’a validée.

Gratification minimale fixée à 50 % du SMIC pour un stagiaire en 1ère année de master.

Gratification minimale fixée à 60 % du SMIC pour un stagiaire en 2ème année de master ou s’il a validé son master ou est en doctorat.

Concernant le régime social de la gratification minimale, compte tenu que celle-ci est supérieure au seuil de franchise, des cotisations et contributions seront dues par l’employeur sur la fraction excédentaire (différentiel entre le montant de la gratification et la franchise de cotisations).

Gratification pour un stage ≤ 2 mois

Les services de l’ACOSS apportent une précision importante concernant les stages dont la durée initiale est inférieure à 2  mois (soit 44 jours ou 308 heures).

Il est rappelé que l’employeur n’a pas l’obligation de gratifier le stagiaire dans ce cas, mais lui est ouvert la possibilité de le faire.

Peut être ainsi inséré une clause dans la convention de stage indiquant que l’employeur se réserve la possibilité de rémunérer le stagiaire en cas de stage satisfaisant.

Dans ce cas, la gratification versée à l’issue du stage sera rapportée à la durée du stage pour l’appréciation de la franchise.

Extrait lettre circulaire ACOSS n° 2015-0000042

II. Gratification obligatoire pour les stages d’une durée supérieure à deux mois (art. L. 124-6 et D. 124-8 du code de l’Education)

La gratification est obligatoire pour les stages supérieurs à deux mois, consécutifs ou non, au cours d’une même année scolaire ou universitaire, soit l’équivalent de 44 jours (sur la base de 7 heures par jour).

Ainsi, la gratification est due au delà de la 308ème heure de stage, même si celui-ci est effectué de façon non continue. Elle est due à compter du premier jour du premier mois de stage pour toute la durée du stage.

En-deçà de ce volume horaire, l’employeur n’a pas l’obligation de verser une gratification mais il a la possibilité de le faire.

Le stagiaire n’étant pas un salarié de l’entreprise, la rémunération versée par l’employeur est une gratification. Elle n’a pas le caractère de salaire au sens de l’article L 3221-3 du code du travail ou L. 242-1 du code de la sécurité sociale.

A) Décompte de la durée du stage pour déterminer l’obligation à gratification

L’année d’enseignement ne correspond pas forcément à l’année calendaire.

Les bornes de l’année d’enseignement sont définies par l’établissement d’enseignement (par exemple, dans l’enseignement universitaire l’année d’enseignement est comprise entre la date d’inscription et la date de fin de jury).

Les jours de congés et d’autorisations d’absence en cas de grossesse, de paternité ou d’adoption, ainsi que les congés et autorisations d’absence prévus dans la convention de stage sont assimilés à du temps de présence pour le calcul de la durée du stage.

B) Décompte du temps de présence pour déterminer le montant de la gratification

La gratification, qui n’a pas le caractère d’un salaire, est déterminée en fonction du nombre d’heures de présence effective du stagiaire dans le lieu d’accueil.

Afin de calculer le montant de la gratification, l’organisme d’accueil doit prévoir le nombre d’heures de présence effective du stagiaire. A ce temps de présence, l’organisme d’accueil peut rajouter les périodes de congés payés qu’il prévoit d’octroyer au stagiaire.

La gratification est versée mensuellement. Deux possibilités s’offrent à l’organisme d’accueil. Soit le paiement au réel à savoir, à chaque fin de mois du nombre d’heure réalisé. Soit en lissant l’ensemble des heures que le stagiaire doit effectuer sur sa période de stage et en effectuant un paiement identique chaque mois sur l’ensemble du stage. Le nombre d’heures à effectuer sur la durée totale du stage devra être indiqué dans la convention.

C) Montant de la gratification minimale

Pour les conventions signées avant le 30 novembre 2014 la gratification horaire obligatoire versée au stagiaire ne peut être inférieure à 12,5 %, du plafond horaire de la sécurité sociale (2,88 euros) défini en application de l’article L.241-3 du code de la sécurité sociale.

Pour celles signées entre le 1er décembre 2014 et le 31 août 2015, la gratification horaire obligatoire ne peut être inférieure à 13,75 % du plafond horaire de la sécurité sociale.

Enfin, ce montant de la gratification est relevé à 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale pour les conventions signées à compter du 1er septembre 2015.

La rémunération minimale peut être différente selon le secteur d’activité, en fonction des accords collectifs.

Exemple : pour les stagiaires-avocats, celle-ci est fixée par accord conclu le 19 janvier 2007 :

- pour les élèves avocats, en fonction de la taille des cabinets (nombre de salariés, non avocats, hors personnel d’entretien et de service) la gratification minimale est fixée à 60 % du SMIC pour un stage temps plein, dans les cabinets de deux salariés au plus, à 70 % du SMIC, dans les cabinets de trois à cinq salariés, et à 85 % du SMIC au-delà ;

- pour les autres stagiaires au sein d’un cabinet d’avocats, le minimum mensuel varie de 40 % du smic pour un stagiaire en cours de licence ou qui l’a validée, 50 % du SMIC s’il est en première année de master, à 60 % du smic en deuxième année de master ou si le stagiaire a validé son master ou est en doctorat.

Il convient de préciser que cette gratification minimale étant supérieure à 13,75 % du plafond horaire de la sécurité sociale, des cotisations et contributions seront dues par l’employeur sur la fraction excédentaire (différentiel entre le montant de la gratification et la franchise de cotisations).

La gratification due par une administration, un établissement public ou tout organisme de droit public ne peut être cumulée avec une rémunération versée par cet organisme d’accueil au cours de la période concernée de même que le montant de cette gratification ne peut excéder le montant minimum légal sous peine de requalification de la convention de stage en contrat de travail.

Pour les stages dont la durée initiale est inférieure à deux mois (44 jours), l’employeur n’a pas l’obligation de gratifier mais il lui est toujours loisible de le faire. Il peut être inséré une clause dans la convention de stage indiquant que l’employeur se réserve la possibilité de rémunérer le stagiaire en cas de stage satisfaisant. Dans ce cas, la gratification versée à l’issue du stage sera rapportée à la durée du stage pour l’appréciation de la franchise.

D) Le plafond horaire de la sécurité sociale applicable

Le montant de la gratification versée au stagiaire est fixé dans la convention de stage.

Toutefois, si le plafond horaire de la sécurité sociale est revalorisé au cours de la durée du stage, la convention doit prévoir d’augmenter la gratification pour tenir compte de cette revalorisation.

Par exemple, si le stage débute le 1er décembre 2014 et s’achève le 15 février 2015, la gratification minimale est revalorisée et fixée à 13,75 % du plafond horaire de la sécurité sociale et tient compte du plafond horaire de 23 € pour décembre 2014 et de 24 € du 1er janvier au 15 février 2015.

La gratification minimale est revalorisée en même temps que l’augmentation du plafond horaire de la sécurité sociale au 1er janvier.

E) Modalités de versement de la gratification

La gratification doit être versée chaque mois. Le versement peut se faire selon plusieurs modalités, la modalité retenue devant être précisée dans la convention de stage.

La première option est de verser la gratification en tenant compte des heures effectuées sur le mois par le stagiaire.

La seconde option offerte à l’employeur est de lisser le versement de la gratification en fonction du nombre d’heures qui seront effectuées durant le stage. Dans ce cas, la convention prévoit une moyenne d’heures mensuelle pour la gratification et la franchise de cotisations.

Tout stage interrompu temporairement donnera lieu à un réajustement du montant de la gratification et de la franchise de cotisations sur la base du nombre d’heures effectuées. Tout stage définitivement interrompu fera l’objet d’une régularisation globale selon le nombre d’heures effectuées.

Exemple : pour un stage du 1er janvier 2015 au 30 avril 2015, soit 5 mois calendaires, il est prévu dans la convention que le stagiaire effectuera 600 heures de stage réparties comme suit : janvier (150 heures), février (90 heures), mars (130 heures), avril (120heures) et mai (110 heures) ;  gratification totale due = 600 x 3,30 € = 1 980 €

Option 1 = versement chaque mois en fonction des heures effectuées :

- janvier = 495 €

- février = 297 €

- mars = 429 €

- avril = 396 €

- mai = 363 €

Option 2 = lisser sur les 5 mois la gratification de 1 980 €, soit un versement mensuel de 396 € pour une moyenne mensuelle de 120 h. 

Références

Extrait lettre circulaire ACOSS n° 2015-0000042 du 2 juillet 2015, mise en ligne le 27 juillet 2015

LOI n°2014-788 du 10 juillet 2014 tendant au développement, à l’encadrement des stages et à l’amélioration du statut des stagiaires, JO du 11 juillet 2014