Calculer les absences en paie

Lorsque le salarié est absent, deux questions se posent immédiatement pour le gestionnaire de paie : le salaire est-il maintenu ? Le plafond de Sécurité sociale doit-il être ajusté ?

La réponse dépend non pas de la présence physique du salarié, mais de l’existence – ou non – d’un maintien de salaire. C’est ce critère, qui commande la réduction ou non du plafond.

Les 8 méthodes légales pour calculer une absence

Il existe huit méthodes, réparties selon :

• 4 unités : heures / jours ouvrés / jours ouvrables / jours calendaires
• 2 logiques : réelle ou moyenne

La méthode jurisprudentielle est celle des heures réelles, car elle reflète exactement la proportion du travail non effectué.

Rémunération maintenue ou non : la clé du traitement du plafond

La première étape consiste à distinguer :

• les absences avec maintien de salaire,
• les absences réellement non rémunérées.

Cette distinction conditionne directement la proratisation du plafond mensuel de Sécurité sociale.

Absences réputées rémunérées (fixées par le BOSS)

Même si le contrat est suspendu, le plafond ne doit pas être réduit lorsqu’un élément de rémunération soumis à cotisations est conservé, notamment :

• IJ complémentaires soumises à cotisations,
• avantages en nature maintenus (logement, véhicule…),
• monétisation d’un CET durant l’absence,
• tout versement soumis à cotisations équivalant à un salaire.

Dans ces cas, le mois conserve son plafond entier : il n’y a pas d’ajustement proportionnel.

Absences réellement non rémunérées

Les absences sans aucun maintien (congé sans solde, absence injustifiée, jours non indemnisés…) imposent une réduction du plafond selon la formule :

Plafond mensuel × (jours rémunérés / jours calendaires du mois)

 (méthode BOSS – article 910)

Les absences partielles (demi-journée, retard…) ne réduisent jamais le plafond.

Mois sans aucune activité rémunérée : plafond nul

Si aucune rémunération n’est versée sur tout le mois :

• le plafond n’est pas applicable pour ce mois,
• le salarié cotise au maximum sur 11 mois plafond (sauf répétition).

En revanche, si une prime est versée :

Type de prime	Effet sur le plafond
Prime rattachée au mois du versement (contrat / accord / texte)	Plafond non réduit
Rappel ou correction d’erreur	Aucun plafond sur le mois (rattachement au passé)

Prise en compte décalée des absences (usage entreprise)

Certaines entreprises imputent les absences le mois suivant.

Le BOSS admet cette pratique si elle est constante et régulière.

Dans ce cas, la réduction du plafond s’opère comme si l’absence avait eu lieu sur le mois où elle est enregistrée, même si elle date du mois précédent.

Conséquences de l’absence non rémunérée sur les primes

Toutes les primes ne réagissent pas de la même manière aux absences.

Il faut se référer :

• à la convention collective,
• aux accords internes,
• aux usages de l’entreprise.

Primes proratisables

• Primes de présence / assiduité,
• Primes liées à une période d’activité,
• 13e mois si texte prévoit une présence ou une activité sur la période.

Primes non proratisables dans certains cas

• Absence pour accident du travail, lorsque la prime rémunère une activité globalement accomplie → interdiction d’une déchéance totale (Cass. soc. 26 sept. 2012).
• Licenciement sans cause réelle et sérieuse lorsque la convention ne prévoit pas de condition de présence.

L’entreprise doit éviter toute discrimination indirecte (maternité, AT/MP, congés familiaux…).

Effets des absences sur les avantages sociaux

• Transport collectif

Aucune proratisation : dès qu’un trajet est effectué, la prise en charge de 50 % reste due.

• Titres-restaurant

Proratisation automatique : attribués uniquement les jours effectivement travaillés.

L’affichage obligatoire des absences sur le bulletin

Toute absence doit apparaître sur le bulletin, même si elle n’entraîne pas de retenue.

Objectifs :

• transparence des calculs,
• vérification des droits (congés, IJSS, primes),
• conformité légale (art. R3243-1 du Code du travail).

Une méthode unique ou segmentée peut être utilisée, mais elle doit être :

• cohérente,
• objectivée,
• documentée et appliquée uniformément.