Pièces dématérialisées en cas de contrôle URSSAF

Principe général

Suite à la publication d’un arrêté au JO du 29 mai 2019, les entreprises peuvent désormais depuis le 1er juillet 2019, mettre à disposition de manière dématérialisée les documents et pièces justificatives dans un cadre défini et harmonisé avec la législation fiscale.

Extrait de l’arrêté :

Article 1 
Le transfert des pièces justificatives et documents établis originairement sur support papier vers un support informatique et l'archivage numérique sont réalisés dans les conditions et garanties prévues à l'article A. 102 B-2 du livre des procédures fiscales.
Lorsque la présentation d'une pièce justificative ou d'un document numérisé ne répond pas aux conditions fixées par l'article A. 102 B-2 du livre des procédures fiscales, le cotisant doit présenter l'original sous format papier. A défaut, cette situation est assimilée à une absence de documents ou pièces justificatives nécessaires à l'établissement de l'assiette ou au contrôle des cotisations et contributions sociales.

Lorsque les documents ou pièces sont établis ou reçus sur support papier, ils peuvent être conservés sur support informatique.

Conditions liées à la dématérialisation

A ce sujet, il convient de se rapprocher des termes de l’article A102 B-2 du livre des procédures fiscales, qui confirme que : 

Factures « papier » 

1. Le transfert des factures établies originairement sur support papier vers un support informatique est réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l'identique ;
2. Le résultat de cette numérisation est la copie conforme à l'original en image et en contenu ;
3. Les couleurs sont reproduites à l'identique en cas de mise en place d'un code couleur.
4. Les dispositifs de traitements sur l'image sont interdits ;
5. En cas de recours à la compression de fichier, cette dernière doit s'opérer sans perte.

Archivage numérique 

1. L'archivage numérique peut être effectué par l'assujetti ou par un tiers mandaté à cet effet ;
2. Les opérations d'archivage numérique des factures établies originairement sur support papier sont définies selon une organisation documentée, faisant l'objet de contrôles internes, permettant d'assurer la disponibilité, la lisibilité et l'intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation. 

Format document numérisé 

Afin de garantir l'intégrité des fichiers issus de la numérisation, chaque document ainsi numérisé est conservé sous format :

• PDF (Portable Document Format) ;
• Ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3). 

Dans le but de garantir « l'interopérabilité » des systèmes et la pérennisation des données, chaque document est assorti :

• D'un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
• D'une empreinte numérique ;
• D'une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;
• Ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL). 

Chaque fichier est horodaté, au moins au moyen d'une source d'horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.

Article A102 B-2 (Livre des procédures fiscales)

Créé par Arrêté du 22 mars 2017 - art. 1

1. – Le transfert des factures établies originairement sur support papier vers un support informatique est réalisé dans des conditions garantissant leur reproduction à l'identique. Le résultat de cette numérisation est la copie conforme à l'original en image et en contenu.

Les couleurs sont reproduites à l'identique en cas de mise en place d'un code couleur. Les dispositifs de traitements sur l'image sont interdits.

En cas de recours à la compression de fichier, cette dernière doit s'opérer sans perte.

1. – L'archivage numérique peut être effectué par l'assujetti ou par un tiers mandaté à cet effet.

Les opérations d'archivage numérique des factures établies originairement sur support papier sont définies selon une organisation documentée, faisant l'objet de contrôles internes, permettant d'assurer la disponibilité, la lisibilité et l'intégrité des factures ainsi numérisées durant toute la durée de conservation.

III. – Afin de garantir l'intégrité des fichiers issus de la numérisation, chaque document ainsi numérisé est conservé sous format PDF (Portable Document Format) ou sous format PDF A/3 (ISO 19005-3) dans le but de garantir l'interopérabilité des systèmes et la pérennisation des données et est assorti :

1° D'un cachet serveur fondé sur un certificat conforme, au moins au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;

2° D'une empreinte numérique ;

3° D'une signature électronique fondée sur un certificat conforme, au moins, au référentiel général de sécurité (RGS) de niveau une étoile ;

4° Ou de tout dispositif sécurisé équivalent fondé sur un certificat délivré par une autorité de certification figurant sur la liste de confiance française (Trust-service Status List-TSL).

Chaque fichier est horodaté, au moins au moyen d'une source d'horodatage interne, afin de dater les différentes opérations réalisées.

Exemple concret

La publication de l’URSSAF propose l’exemple concret suivant qui aborde le remboursement de frais professionnels engagés par le salarié et du bénéfice d’une exonération sociale : 

• Le remboursement au réel des frais professionnels engagés par le salarié effectué par l’employeur sur présentation de justificatifs et dans la limite des frais réellement engagés est exclu de l’assiette des cotisations si l’employeur prouve que le salarié est contraint d’engager lesdits frais et produit les justificatifs ;
• En cas de contrôle, les justificatifs de frais établis à l’origine sous format papier numérisés et conservés sur support informatique dans les conditions que nous venons d’expliciter peuvent être produits pour justifier l’exonération appliquée.

Durée de conservation

Précision importante apportée par la présente publication :

• Les documents ou pièces justificatives nécessaires à l'établissement de l'assiette ou au contrôle des cotisations et contributions sociales doivent être conservés pendant une durée au moins égale à 6 ans à compter de la date à laquelle ils ont été établis ou reçus.

Publication URSSAF, en date du 8 juillet 2019 :

Modalités de dématérialisation des pièces justificatives mises à disposition lors d’un contrôle

08/07/2019

Les entreprises peuvent désormais mettre à disposition de manière dématérialisée les documents et pièces justificatives dans un cadre défini et harmonisé avec la législation fiscale.

Lorsque les documents ou pièces sont établis ou reçus sur support papier, ils peuvent être conservés sur support informatique.

Le transfert des pièces justificatives et documents établis originairement sur support papier vers un support informatique et l’archivage numérique doivent être réalisés dans les conditions et garanties prévues par livre des procédures fiscales.

Exemple :
Le remboursement au réel des frais professionnels engagés par le salarié effectué par l’employeur sur présentation de justificatifs et dans la limite des frais réellement engagés est exclu de l’assiette des cotisations si l’employeur prouve que le salarié est contraint d’engager lesdits frais et produit les justificatifs.
En cas de contrôle, les justificatifs de frais établis à l’origine sous format papier numérisés et conservés sur support informatique dans les conditions explicitées ci-dessus peuvent être produits pour justifier l’exonération appliquée.

Cette simplification entre en vigueur au 1er juillet 2019.

Bon à savoir

Les documents ou pièces justificatives nécessaires à l'établissement de l'assiette ou au contrôle des cotisations et contributions sociales doivent être conservés pendant une durée au moins égale à six ans à compter de la date à laquelle ils ont été établis ou reçus.

Textes de référence :
Arrêté du 23 mai 2019
Article A. 102 B-2 du livre des procédures fiscales 

Références

Arrêté du 23 mai 2019 fixant les modalités de numérisation des pièces et documents établis ou reçus sur support papier en application de l'article L. 243-16 du code de la sécurité sociale, JO du 29 mai 2019