Les aides aux vacances du comité d'entreprise

Comme cela se produit régulièrement, les services de l’URSSAF communiquent sur les aides aux vacances servies par le comité d’entreprise et plus précisément sur le régime social de ces dernières. 

Des aides a priori soumises à cotisations

En préambule, les services de l’URSSAF rappellent que :

• Toute somme ou avantage en nature versé à un salarié est soumis à cotisations sauf si son exonération est expressément prévue ;
• Selon une jurisprudence constante de la Cour de Cassation, sont ainsi soumis à cotisations les avantages alloués par les comités d’entreprise, à l’exception de ceux ayant le caractère de secours.

Cette position a toutefois été assouplie par l’instruction ministérielle du 17 avril 1985, de sorte que sauf disposition législative ou réglementaire contraire, les prestations se rattachant directement aux activités sociales et culturelles des comités d'entreprises soient, sous certaines conditions et limites, exonérées de cotisations de Sécurité sociale. 

Pour que les aides conservent ce caractère de prestations relevant des activités sociales et culturelles, elles doivent être accordées sans discrimination à l’ensemble des salariés, en admettant malgré tout une éventuelle modulation selon le revenu fiscal ou la composition du foyer des salariés de l’entreprise.

Extrait de la publication du 21 mai 2014 

Le régime social des aides aux vacances servies par le comité d’entreprise
Dans le cadre de leurs activités sociales et culturelles, les comités d’entreprise (CE) sont amenés à servir un certain nombre d’avantages, en espèces comme en nature, aux salariés de l’entreprise et à leur famille.
Toute somme ou avantage en nature versé à un salarié est soumis à cotisations sauf si son exonération est expressément prévue.
En application de cette règle, la Cour de Cassation a élaboré une jurisprudence constante qui vise à soumettre à cotisations et contributions sociales les avantages alloués par les comités d’entreprise, à l’exception de ceux ayant le caractère de secours.
Cette position a été assouplie*, de sorte que sauf disposition législative ou réglementaire contraire, les prestations se rattachant directement aux activités sociales et culturelles des comités d'entreprises soient, sous certaines conditions et limites, exonérées de cotisations de Sécurité sociale.
*Instruction ministérielle du 17 avril 1985.
Pour conserver le caractère de prestations relevant des activités sociales et culturelles, les aides aux vacances doivent, notamment, être accordées sans discrimination à l’ensemble des salariés.
Ce principe d’égal accès aux avantages permet néanmoins de moduler, sous conditions, dans leur montant les prestations (selon le revenu fiscal ou la composition du foyer fiscal par exemple) ou de les réserver à certains salariés (nombre limité des prestations par exemple).

  

Exclusion sous respect de certaines conditions

Les aides (ou participations du comité d’entreprise) sont exclues de l’assiette des cotisations sociales, sous réserve que soient satisfaites les conditions suivantes : 

• L’aide financière du comité d’entreprise est personnalisée ;
• Le montant de l’aide n’excède pas les sommes réellement avancées par le salarié bénéficiaire ;
• Les dépenses engagées par le salarié (pour lui-même, son conjoint et/ou ses enfants de moins de 26 ans avec justificatif de scolarité) sont justifiées par tout document pouvant attester de la réalité des dépenses engagées (notes de séjours, factures ...) ;
• La relation entre l’utilisation de la participation du CE et les vacances des intéressés peut être établie.

Justification et personnalisation 

Les services de l’URSSAF précise en outre que :

• Lorsque la justification des dépenses afférentes est apportée, il n’est pas nécessaire, pour admettre l’exonération, que l’avantage soit en outre personnalisé ;
• A contrario, la seule personnalisation, non appuyée de justificatifs, n’est pas suffisante pour accepter l’exclusion des assiettes sociales.
  
  

Définir des modalités d’attribution

C’est au comité d’entreprise qu’il appartient de définir les modalités d’attribution de ses participations et de fixer les justificatifs qu’il juge utile pour s’assurer de l’adéquation entre les prestations qu’il alloue et l’objectif poursuivi.

Pas de limitation de montant

Les aides (ou participations du comité d’entreprise) ne connaissent aucune limitation de montant.

Elles peuvent ainsi revêtir des formes variées et même se cumuler (versement au salarié, participation en argent, en nature, bon de participation, participation directe auprès des centres de vacances).

Extrait de la publication du 21 mai 2014 

Bon à savoir :
Ces participations, même non modulées en fonction des ressources familiales peuvent prendre la forme d’une prise en charge directe par le CE ou d’un remboursement a posteriori par un chèque nominatif des sommes payées par les salariés.
Elles sont exclues des assiettes sociales lorsque sont satisfaites les conditions suivantes :
- l’aide financière du comité est personnalisée ;
- son montant n’excède pas les sommes réellement avancées par le salarié bénéficiaire ;
- les dépenses engagées par le salarié (pour lui-même, son conjoint et/ou ses enfants de moins de 26 ans avec justificatif de scolarité) sont justifiées par tout document pouvant attester de la réalité des dépenses engagées (notes de séjours, factures…) ;
- la relation entre l’utilisation de la participation du CE et les vacances des intéressés peut être établie.
Dans l’hypothèse où la justification des dépenses afférentes est apportée, il n’est pas nécessaire, pour admettre l’exonération, que l’avantage soit en outre personnalisé. En revanche, la seule personnalisation, non appuyée de justificatifs, n’est pas suffisante pour accepter l’exclusion des assiettes sociales.
Il appartient au comité de définir les modalités d’attribution de ses participations et de fixer les justificatifs qu’il juge utile pour s’assurer de l’adéquation entre les prestations qu’il alloue et l’objectif poursuivi.
Aucune limitation de montant n'est prévue. Les participations peuvent revêtir des formes variées et même se cumuler (versement au salarié, participation en argent, en nature, bon de participation, participation directe auprès des centres de vacances).

Participations  du comité d’entreprise aux dépenses d’hébergement et de transport

Peuvent bénéficier du champ de la tolérance permet l’exclusion de cotisations sociales

Sont ainsi concernés :

• Toutes les participations aux dépenses d’hébergement et de transport, sous réserve que le comité d’entreprise soit en mesure de produire les justificatifs correspondants ;
• Les allocations forfaitaires du type indemnités kilométriques ;
• Les « bons carburant ».

Ne sont pas toutefois pas concernés

• Toutes les participations aux dépenses d’alimentation ;
• Les «bons carburant » dont le montant excède le seuil retenu pour 2014, soit 156 euros correspondant remis à  5% du PMSS.

Ne peuvent pas bénéficier du champ de la tolérance

Sont soumis aux cotisations et contributions sociales, les participations ou aides concernant :

• Les stages de remise à niveau dans une discipline scolaire, de préparation au permis de conduire ou au BAFA organisés pendant les vacances scolaires ;
• Mes primes dites d’encouragement aux vacances versées forfaitairement à l’ensemble des salariés d’une entreprise sur la base d’un tarif uniforme ;
• Les journées détente offertes aux seuls salariés travaillant au sein de l’unité de production de la société afin de les remercier pour le travail accompli durant l’année.

Extrait de la publication du 21 mai 2014 

- Participations aux dépenses d’hébergement et de transport pour favoriser le départ en vacances de la famille ou des enfants seuls :
Les participations du comité d’entreprise destinées à favoriser le départ en vacances de la famille ou des enfants seuls (âgés de moins 26 ans et sous réserve de la production d’un justificatif de scolarité), sont exonérées de cotisations et contributions sociales.
Sont concernées les participations aux dépenses d’hébergement et de transport, à l’exclusion de l’alimentation.
Cette prise en charge est exclue des assiettes sociales dès lors que le comité d’entreprise est en mesure de produire les justificatifs établissant la réalité des dépenses engagées : contrat de location de vacances, billets d’avion, de train, reçus de péage, factures d’hôtel, etc.
Les allocations forfaitaires, y compris les indemnités kilométriques, entrent dans l’assiette des cotisations et contributions.
Les bons carburant remis aux salariés à l’occasion de leurs vacances ne peuvent être exonérés qu’au titre de la présomption de non assujettissement des bons d’achat n’excédant pas 156 euros pour l’année 2014 et par salarié.
Dans le cadre d’un dépassement de ce seuil, l’exonération des bons de carburant ne peut être admise.
N’entrent pas dans le champ de la tolérance et sont donc soumis à cotisations et contributions sociales :
- les stages de remise à niveau dans une discipline scolaire, de préparation au permis de conduire ou au BAFA organisés pendant les vacances scolaires ;
- les primes dites d’encouragement aux vacances versées forfaitairement à l’ensemble des salariés d’une entreprise sur la base d’un tarif uniforme ;
- les journées détente offertes aux seuls salariés travaillant au sein de l’unité de production de la société afin de les remercier pour le travail accompli durant l’année.

Autres aides et participations

La publication de l’URSSAF aborde également d’autres catégories comme :

Les colonies de vacances

La participation ayant pour objectif de favoriser le départ des enfants des salariés de l’entreprise en colonie de vacances est exonérée de cotisations, sous réserve :

• De la production d’une attestation d’inscription de l’enfant au comité d’entreprise.
  
  

Les « courts séjours linguistiques » des enfants à l’étranger (ou séjour de « vacances éducatives »)

L’exonération de la participation du comité d’entreprise est accordée sous réserve que les cours ne constituent pas une part prépondérante du séjour (cours dispensés de manière intensive le matin et l’après-midi écartant par là même toute notion de vacances).

Les stages de perfectionnement en langue

Ne peuvent bénéficier d’exonération et entrent donc dans l’assiette des cotisations et contributions sociales, le financement de stage de perfectionnement en langue ou les bourses d’études ou d’éloignement (ex : année scolaire à l’étranger).

Classe « verte » ou « classe de neige »

Pour ces 2 types de « classes » la participation du comité d’entreprise est totalement exonérée de cotisations et contributions sociales.

Les réductions tarifaires accordées à l’occasion de voyages touristiques 

Toutes les réductions tarifaires accordées au salarié à l’occasion de voyages touristiques, sont exonérées de cotisations et contributions sociales.

Le cas particulier des « chèques vacances »

Dans ce cas, les services de l’URSSAF rappellent que 2 situations peuvent se présenter :

• L’aide aux vacances est attribuée par le comité, sous forme de participation aux chèques-vacances acquis par l’employeur : la participation est considérée comme un complément de rémunération et les cotisations et contributions sociales sont dues;
• L’aide aux vacances est attribuée sous forme de chèques-vacances acquis par le comité d’entreprise, en fonction de critères qu’il détermine librement et sans intervention de l’employeur, ces aides sont exonérées de cotisations et contributions sociales.
  
  

Extrait de la publication du 21 mai 2014 

- Colonies de vacances
La participation du comité d’entreprise favorisant le départ des enfants en colonie de vacances est exonéré de cotisations, sous réserve de la production d’une attestation d’inscription.
Ce justificatif est à fournir par le salarié au comité d’entreprise.
- Court séjour linguistique des enfants à l’étranger ou séjour de « vacances éducatives »
La participation au financement du séjour n’est pas soumise à cotisations et contributions sociales à condition que les cours ne constituent pas une part prépondérante du séjour (cours dispensés de manière intensive le matin et l’après-midi écartant par là même toute notion de vacances).
Le financement de stage de perfectionnement en langue ou les bourses d’études ou d’éloignement (ex : année scolaire à l’étranger) entrent dans l’assiette des cotisations et contributions sociales.
- « Classe verte » et « classe de neige »
La participation du CE au financement de ces classes, n’est pas soumise à cotisations
- Chèques vacances :
Deux situations peuvent se présenter :
- si l’aide aux vacances est attribuée par le comité, sous forme de participation aux chèques-vacances acquis par l’employeur, la participation du comité d’entreprise est alors considérée comme un complément de rémunération et les cotisations et contributions sociales sont dues;
- si l’aide aux vacances est attribuée sous forme de chèques-vacances acquis par le comité d’entreprise, en fonction de critères qu’il détermine librement et sans intervention de l’employeur, ces aides sont exonérées de cotisations et contributions sociales.
- Réductions tarifaires accordées à l’occasion de voyages touristiques :
Les réductions tarifaires accordées à l’occasion de voyages touristiques, quelle que soit leur forme (réductions directement supportées par le CE ou remboursements directs au salarié, sur justificatifs), sont exonérées de cotisations et contributions sociales.

Référence

Extrait publication URSSAF en date du 21/05/2014