Embauches, clauses particulières, période d’essai… comment éviter les pièges les plus courants ?

Les procédures individuelles doivent respecter des dispositions juridiques et conventionnelles parfois complexes et surtout, en perpétuelle évolution.

Les professionnels RH qui gèrent ces procédures, en entreprise ou en cabinet d’expertise comptable, doivent faire face à 2 grandes difficultés :

• Assurer la conformité légale et conventionnelle malgré la tentation de reprendre des modèles précédemment utilisés et de reproduire des erreurs en cascade (clauses erronées, omissions ou mauvaises interprétation des obligations légales ou conventionnelles, non prise en compte des jurisprudences récentes…)
• Respecter les échéances obligatoires : les étapes diffèrent d’une procédure à l’autre ou d’une convention à l’autre. Leur non-respect peut entraîner la nullité ou un risque de contentieux, avec possible requalification du contrat ou du licenciement par exemple.

Sans être exhaustif, voici un tour d’horizon des principaux pièges que doivent éviter les employeurs, que vous pourriez facilement éliminer avec Agrume, le logiciel édité par un cabinet d’avocat spécialisé en droit social pour automatiser toutes les procédures individuelles en tenant compte des dispositions légales, conventionnelles et jurisprudentielles en vigueur.

Le contentieux des procédures individuelles en quelques chiffres

Selon le ministère de la Justice, près de 130 000 affaires sont instruites par les Prud’hommes chaque année. Ces contentieux sont quasi-exclusivement liés à une rupture du contrat de travail (près de 93% des demandes selon Infostat Justice).

En 2018, 97% des procédures prud’homales ont été déposées à l’initiative de salariés et 63% d’entre elles leur ont été favorables.

Les principaux motifs de contentieux liés à une rupture du contrat de travail sont la contestation du motif de licenciement et le calcul des indemnités associées.

Les pièges les plus courants dans les procédures individuelles

Le renouvellement de la période d’essai

La période d'essai peut être renouvelée, une seule fois, à condition qu’un accord de branche étendu et que la lettre d'engagement ou le contrat de travail en prévoient expressément la possibilité. Toutefois, certaines conventions collectives ne prévoient pas le renouvellement de la période d’essai ou limitent cette possibilité à certaines catégories de salariés.

En l’absence de dispositions conventionnelles, la clause contractuelle prévoyant le renouvellement est nulle et la rupture du contrat de travail postérieure au renouvellement de la période d'essai sera considérée comme un licenciement sans cause réelle et sérieuse.

La clause de non-concurrence

Par principe, l’employeur peut insérer une clause de non-concurrence dans le contrat de travail du salarié, sous réserve que celle-ci soit indispensable à la protection des intérêts légitimes de l'entreprise, limitée dans le temps et dans l'espace et qu’elle ait une contrepartie financière.

Certaines conventions collectives réservent l'application d'une clause de non-concurrence à certaines catégories professionnelles. Un salarié appartenant à une autre catégorie de personnel ne pourra se voir opposer une telle clause, qui deviendrait alors nulle.

L'employeur qui renonce à la clause hors délai reste tenu au paiement de l'indemnité de non-concurrence.

La clause de non-concurrence formulée en termes généraux, sans faire de distinction entre les causes pouvant amener le salarié à cesser ses fonctions, doit s'appliquer dans tous les cas où il a été mis fin à l'exécution du contrat. Il peut donc être opportun, notamment si la convention collective interdit à l'employeur de lever la clause de manière unilatérale, de limiter son application à certains cas de rupture.

La clause d’exclusivité

Une clause d’exclusivité dans le contrat de travail du salarié n’est valable que si elle est indispensable à la protection des intérêts légitimes de l'entreprise, justifiée par la nature de la tâche à accomplir et proportionnée au but recherché.

Par exemple, une clause interdisant à un salarié à temps partiel d’exercer toute autre activité professionnelle, soit pour son compte, soit pour le compte d'un tiers, porte atteinte au principe fondamental de libre exercice d'une activité professionnelle.

Si la nullité d'une telle clause n'a pas pour effet d'entraîner la requalification du contrat de travail à temps partiel en contrat de travail à temps complet, elle permet toutefois au salarié d'obtenir réparation du préjudice ayant résulté pour lui de cette clause illicite.

La rédaction des contrats à durée déterminée

1. Le CDD de remplacement
   

   Le CDD de remplacement qui ne mentionne pas le nom et la qualification professionnelle de la personne remplacée sera automatiquement requalifié en CDI et sa rupture considérée comme un licenciement sans cause réelle et sérieuse.

2. Le renouvellement du CDD
   

   Le CDD est en principe renouvelable 2 fois pour une durée déterminée qui, cumulée à celle du contrat initial, ne peut excéder la durée maximale légale ou conventionnelle (18 mois, sauf exceptions).

La présence d'une clause de renouvellement, automatique ou non, dans un CDD conclu pour la durée maximale autorisée, suffit à lui conférer la nature de CDI. Vous avez besoin d'aide pour rédiger et gérer vos CDD ou autres procédures individuelles ? Contactez nos experts.

Le forfait annuel jour

Le forfait annuel en jours doit être mis en place soit par un accord collectif d'entreprise ou d'établissement, soit par une convention ou un accord de branche. L’accord doit notamment déterminer le nombre de jours compris dans le forfait, dans la limite de 218 jours, mais certaines conventions collectives ne fixent pas le nombre de jours compris dans le forfait.

A défaut d'accord collectif déterminant le nombre de jours compris dans le forfait, il n'est pas possible de prévoir de forfait annuel en jours, sous peine de nullité de la clause contractuelle.

La rémunération variable

Le contrat de travail peut prévoir une rémunération comportant une part variable dont le montant dépend d'objectifs fixés par accord entre les parties.

Lorsque le contrat de travail prévoit que la rémunération variable dépend d'objectifs fixés annuellement, l’employeur est tenu de les déterminer chaque année en début d’exercice.

A défaut, il appartient au juge, en cas de litige, de déterminer la rémunération variable. L’employeur s’expose également au risque de requalification d’une rupture du contrat en licenciement sans cause réelle et sérieuse.

En outre, le défaut de fixation de ces objectifs peut constituer un manquement justifiant la rupture du contrat par le salarié, aux torts de son employeur.

Comment éviter les pièges dans la rédaction d’un contrat de travail ?

Les pièges légaux ou conventionnels sont nombreux et propres à chaque secteur d’activité. Il est bien-sûr difficile de tous les inventorier, mais les conséquences de leur mauvaise application -au-delà des risques de contentieux- peuvent aller jusqu’à impacter la valorisation de l’entreprise en cas de cession.

C’est la raison d’être d’Agrume, un logiciel conçu par un cabinet d’avocats spécialisé en droit social pour automatiser la rédaction des contrats, clauses particulières ou avenants, de générer les calendriers associés et de gérer les ruptures de contrats en toute sécurité.

Mis à jour en temps réel des dispositions légales, conventionnelles et jurisprudentielles, il intègre plus de 400 conventions collectives et tient compte des accords spécifiques à chaque entreprise.

Il permet en plus de gérer l’onboarding des salariés en lien avec la solution paie et les outils RH, d’organiser leur départ et d’être alerté dès qu’une échéance importante approche.

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