Fin de contrat : l’administration rappelle les obligations de l’employeur

RUPTURE CONTRAT DE TRAVAIL
Actualité

Dans une publication du 20 mai 2014, la direction de l'information légale et administrative (Premier ministre) rappelle aux employeurs les obligations qui pèsent sur les employeurs, et plus précisément sur ...

Accès à votre contenu
même hors ligne

Télécharger maintenant

Dans une publication du 20 mai 2014, la direction de l'information légale et administrative (Premier ministre) rappelle aux employeurs les obligations qui pèsent sur les employeurs, et plus précisément sur les documents à remettre au salarié.

Cette publication a retenu notre attention, raison pour laquelle nous vous proposons le présent article. 

Rupture ou fin de contrats concernés

La publication de l’administration rappelle que sont concernés les cas suivants :

  • Licenciement ;
  • Démission ;
  • Fin de contrat CDD ;
  • Fin de contrat d’apprentissage ;
  • Départ en retraite (départ volontaire ou mise à la retraite) ;
  • Rupture conventionnelle. 

A notre avis, il convient d’envisager également la prise d’acte par le salarié, la fin de mission d’un intérimaire et le départ par accord des deux parties (rupture anticipée d’un CDD, rupture à l’amiable d’un CDI).

Liste des documents à remettre

Quelle qu’en soit la cause, la rupture ou l’arrivée à terme d’un contrat, l’employeur doit au minimum remettre au salarié les documents suivants :

  • Le certificat de travail ;
  • Le reçu pour solde de tout compte ;
  • L’attestation Pôle emploi.  

Extrait publication de l’administration :

Principe

Lors de la rupture ou la fin d'un contrat de travail, quelle qu'en soit la cause (licenciement, démission, fin de CDD ou de contrat d'apprentissage, départ en retraite, rupture conventionnelle), l'employeur doit obligatoirement remettre au salarié plusieurs documents : certificat de travail, reçu pour solde de tout compte et attestation Pôle emploi (ex-attestation Assedic).

Certificat de travail

Reçu pour solde de tout compte

Attestation Pôle emploi

Le dernier bulletin de salaire

Selon nous, il convient également de remettre au salarié lors de son départ, son dernier bulletin de paie accompagné si cela est possible du règlement correspondant.

Ce dernier bulletin doit être réalisé dans le respect des conditions suivantes : 

  • Le salaire du mois doit être calculé au prorata temporis ;

Arrêt de la Cour de cassation du 20/01/1999, arrêt 96-45042 D

  • Les primes selon les règles conventionnelles applicables (payables en cas de départ en cours d’année, proratisation, etc.) ;
  • Le solde des droits acquis en termes de repos sous versement d’indemnité compensatrice (repos compensateurs, journées RTT, compte épargne temps, etc.) ;
  • L’éventuelle indemnité compensatrice de congés payés ;
  • L’indemnité de non-concurrence si l’employeur n’a pas décidé de « lever » cette clause lors du départ de son salarié ;
  • Éventuellement les droits acquis au titre de la participation, de l’intéressement. 

Le certificat de travail

Mise à disposition obligatoire

Délivré obligatoirement au terme de tout contrat de travail, soit à la fin du préavis (que ce dernier soit ou non effectué), sa non-mise à disposition auprès du salarié peut entrainer la condamnation de l’employeur par un tribunal de police d'une contravention de 4ème classe (amende de 750 € maximum pour une personne physique ou de 3.750 € pour une personne morale).

Document daté et signé

Le certificat de travail doit obligatoirement être daté et signé par l’employeur (ou son représentant).

L’administration précise que même s’il est possible de le rédiger sur papier libre, il est recommandé de le réaliser sur papier à en-tête de l'entreprise, comportant les noms, adresse et raison sociale de l'employeur.

En cas de RJ ou LJ, ce sera alors le liquidateur de la société qui remettra le certificat au salarié. 

Rappel important : en cas de décès du salarié, le certificat de travail est obligatoirement remis aux ayants droit.

Les mentions obligatoires

Le certificat de travail doit obligatoirement contenir les éléments suivants :

  • Nom du salarié ;
  • Désignation de l’entreprise ;
  • Dates entrée (en prenant en considération la période de stage éventuelle rémunérée ou la période d'essai) ;
  • Date de sortie du salarié (qui correspond à la fin du préavis, effectué ou non) ;
  • Nature du ou des emplois occupés (intitulé de la fonction ou du poste) ainsi que leurs périodes respectives ;
  • Le solde du nombre d'heures acquises au titre du droit individuel à la formation (DIF) et non utilisées et la somme correspondant à ce solde ;
  • L'OPCA compétent pour verser la somme, c'est-à-dire l'organisme auquel l'entreprise verse sa contribution au titre du DIF et de la professionnalisation (il financera la formation éventuellement réalisée par le salarié pendant sa période de chômage). 

Rappels :

  • Depuis le 1er juin 2014, le certificat de travail doit mentionner le maintien, à titre gratuit et pendant 1 an, des contrats complémentaires santé pour les salariés involontairement privés d'emploi (hors faute lourde).

Nous avons rédigé un article à ce sujet, que vous pouvez retrouver en cliquant ici

  • Cette obligation d'information s'appliquera aux garanties de prévoyance (risques décès, incapacité de travail, invalidité) à partir du 1er  juin 2015. 

Extrait publication de l’administration :

Certificat de travail

Obligations de l'employeur

Il doit être délivré par l'employeur à l'expiration de tout contrat de travail, à la fin du préavis, qu'il soit exécuté ou non. Il est tenu à la disposition du salarié dans l'entreprise ou lui est remis avec le dernier bulletin de salaire.

En cas de non-respect de cette obligation, l'employeur peut être condamné par le tribunal de police d'une contravention de 4e classe (amende de 750 € maximum pour une personne physique ou de 3 750 € pour une personne morale).

Le certificat daté doit être obligatoirement signé par l'employeur ou son représentant mandaté. Même s'il est possible de le faire sur papier libre, il est recommandé de l'imprimer sur papier à en-tête de l'entreprise, comportant les nom, adresse et raison sociale de l'employeur.

Lorsque la rupture du contrat est la conséquence d'un redressement ou d'une liquidation judiciaire, c'est au liquidateur de la société de remettre le certificat au salarié.

En cas de décès du salarié, qui entraîne la rupture du contrat de travail, l'employeur a toujours l'obligation de délivrer le certificat de travail aux ayants droit.

Mentions du certificat

Outre le nom du salarié et celui de l'entreprise, le certificat de travail doit comporter les mentions suivantes :

dates d'entrée (période de stage rémunérée ou période d'essai incluse) et de sortie du salarié dans l'entreprise (la date de sortie correspondant à la fin du préavis, effectué ou non),

la nature du ou des emplois occupés (intitulé de la fonction ou du poste), et leurs périodes respectives,

le solde du nombre d'heures acquises au titre du droit individuel à la formation (DIF) et non utilisées et la somme correspondant à ce solde,

l'organisme collecteur paritaire agréé (OPCA) compétent pour verser la somme, c'est-à-dire l'organisme auquel l'entreprise verse sa contribution au titre du DIF et de la professionnalisation (il financera la formation éventuellement réalisée par le salarié pendant sa période de chômage).

Attention : à partir du 1er juin 2014, le certificat de travail doit mentionner le maintien, à titre gratuit et pendant 1 an, des contrats complémentaires santé pour les salariés involontairement privés d'emploi (hors faute lourde). Cette obligation d'information s'applique aux garanties de prévoyance (risques décès, incapacité de travail, invalidité) à partir du 1er juin 2015.

Le reçu pour solde de tout compte

Son contenu

Ce document fait l'inventaire des sommes versées au salarié lors de la rupture du contrat de travail (indemnité compensatrice de congés payés, indemnité de rupture, etc.).

Ce document est rédigé en 2 exemplaires, signé par l’employeur et le salarié et un exemplaire est obligatoirement remis au salarié.

Délivrance obligatoire

Une circulaire de la DGT (2009-5 du 17/03/2009) confirme que la délivrance de ce document est obligatoire. 

Dénonciation dans les 6 mois

Le reçu pour solde de tout compte peut être dénoncé dans les 6 mois qui suivent sa signature, délai au-delà duquel il devient libératoire pour l’employeur concernant les sommes qui y sont mentionnées.

Ainsi, le salarié pourra contester bien au-delà pour des sommes qui n’auraient pas été indiquées sur le reçu pour solde de tout compte.

Le reçu pour solde de tout compte n’implique pas que le salarié renonce par la suite à contester la validité de son licenciement.

Article L1234-20

Modifié par LOI n°2008-596 du 25 juin 2008 - art. 4

Le solde de tout compte, établi par l'employeur et dont le salarié lui donne reçu, fait l'inventaire des sommes versées au salarié lors de la rupture du contrat de travail.

Le reçu pour solde de tout compte peut être dénoncé dans les six mois qui suivent sa signature, délai au-delà duquel il devient libératoire pour l'employeur pour les sommes qui y sont mentionnées.

Extrait publication de l’administration :

Reçu pour solde de tout compte

Ce document fait l'inventaire des sommes versées au salarié lors de la rupture du contrat de travail (indemnité compensatrice de congés payés, indemnité de rupture, etc.).

Établi en double exemplaire, dont l'un est remis au salarié, il est signé par l'employeur et le salarié.

Il peut être dénoncé par lettre recommandée dans les 6 mois qui suivent sa signature, délai au-delà duquel il devient libératoire pour l'employeur pour les sommes qui y sont mentionnées.

L’attestation Pôle emploi

Son rôle

L’administration rappelle que l’attestation Pôle emploi est indispensable au demandeur d'emploi pour faire valoir ses droits à l'allocation chômage.

Transmission

Le mode de transmission dépend de l’effectif de l’entreprise.

  • Lorsque l’effectif de l’entreprise est jusqu'à 9 salariés, l'employeur peut s'adresser à l'agence Pôle emploi dont il dépend, ou la transmettre en ligne de façon facultative,
  • A partir de 10 salariés, l'attestation doit obligatoirement être remplie en ligne sur le site de Pôle emploi dans l'espace Employeur.

Précision : le nombre de salariés est calculé au 31 décembre précédant la fin du contrat ou à la date de création d'une nouvelle entreprise.

Transmission dématérialisée

La transmission dématérialisée peut être réalisée selon 3 modes :

  1. Soit par dépôt de fichier généré par le logiciel de paie de l'employeur, soit la procédure dénommé "AC (dépôt)" ;
  2. Soit par saisie en ligne par l'employeur sur le site internet de Pôle emploi, procédure "AC (saisie)" ;
  3. Soit l'inscription au service de transmission automatisée des attestations, en mode EDI de "machine à machine" à partir du logiciel de l'employeur, procédure "AC (insc. EDI)". 

Pour les employeurs qui remplissent l'attestation en ligne, la transmission de l'exemplaire destiné à Pôle emploi est automatique.

Transmission sous forme « papier »

Si l'attestation est remise sous format papier, un exemplaire doit en être adressé immédiatement à Pôle emploi (Centre de traitement - BP 80069 - 77213 Avon cedex).

Cas particulier des entreprises d'intérim

Les ETT, pour leurs salariés titulaires d'un contrat de mission, et les associations intermédiaires, pour leurs salariés embauchés en contrat de travail à durée déterminée en vue d'être mis à disposition, peuvent ne remettre l'attestation que sur demande du salarié.

Les relevés mensuels des contrats de mission tiennent lieu d'attestation.

Extrait publication de l’administration :

Attestation Pôle emploi

Elle est indispensable au demandeur d'emploi pour faire valoir ses droits à l'allocation chômage.

Comment l'obtenir ?

Cela dépend du nombre de salariés dans l'entreprise :

jusqu'à 9 salariés, l'employeur peut s'adresser à l'agence Pôle emploi dont il dépend, ou la transmettre en ligne de façon facultative,

à partir de 10 salariés, l'attestation doit obligatoirement être remplie en ligne sur le site de Pôle emploi dans l'espace Employeur.

Le nombre de salariés est calculé au 31 décembre précédant la fin du contrat ou à la date de création d'une nouvelle entreprise.

La transmission dématérialisée peut être réalisée selon 3 modes :

soit par dépôt de fichier généré par le logiciel de paie de l'employeur, "AC (dépôt)",

soit par saisie en ligne par l'employeur sur le site internet de Pôle emploi "AC (saisie)",

soit l'inscription au service de transmission automatisée des attestations, en mode EDI de "machine à machine" à partir du logiciel de l'employeur, "AC (insc. EDI)".

Si l'attestation est remise sous format papier, un exemplaire doit en être adressé immédiatement à Pôle emploi (Centre de traitement - BP 80069 - 77213 Avon cedex).

Pour les employeurs qui remplissent l'attestation en ligne, la transmission de l'exemplaire destiné à Pôle emploi est automatique.

Exception des entreprises d'intérim

Les entreprises de travail temporaire, pour leurs salariés titulaires d'un contrat de mission, et les associations intermédiaires, pour leurs salariés embauchés en contrat de travail à durée déterminée en vue d'être mis à disposition, peuvent ne remettre l'attestation que sur demande du salarié.

Les relevés mensuels des contrats de mission tiennent lieu d'attestation.

Référence

Extrait publication de la Direction de l'information légale et administrative (Premier ministre)du 20.05.2014