Gérer une convention forfait-annuel en jours en cas d’entrée du salarié en cours de période

Les conventions de forfait annuel en jours posent parfois de gros soucis, en matière de gestion.

Nous vous proposons aujourd’hui d’aborder le cas particulier d’un salarié qui entre (ou sort) en cours de période de référence. 

Rappels et présentation du contexte

Pour toutes les situations concrètes que nous allons vous proposer, nous conviendrons de nous situer dans le cadre d’une convention de forfait annuel jours, établie sur la base d’une année civile, et selon le décompte qui suit :

Rappel concernant la fixation de la limite de 218 jours 

Selon l’article L 3121-44 du code du travail, le nombre de jours travaillés dans l’année ne peut excéder 218 jours.

Il s’agit de la limite qui doit être retenue dans la proposition faite par l’accord.

Article L3121-44

Modifié par LOI n°2008-789 du 20 août 2008 - art. 19 (V)

Le nombre de jours travaillés dans l'année fixé par l'accord collectif prévu à l'article L. 3121-39 ne peut excéder deux cent dix-huit jours.

NOTA : Loi n° 2008-789 du 20 août 2008 JORF du 21 août 2008 art. 19 III : Les accords conclus en application des articles L. 3121-40 à L. 3121-51 du code du travail dans leur rédaction antérieure à la publication de la présente loi restent en vigueur.

Cette limite de 218 jours tient compte d’un droit aux congés payés complet, comme le rappelle le tableau suivant :

Possibilité d’avoir des conventions de forfait supérieurs à 218 jours 

Depuis la loi LDSTT (Loi portant rénovation de la Démocratie Sociale et réformant le Temps de Travail n° 2008-789 du 20/08/2008) il est possible de signer une convention de forfait au-delà de 218 jours.

Le salarié qui le souhaite peut avec l’accord de l’employeur renoncer à une partie de ses jours de repos en contrepartie d’une majoration de salaire.

Article L3121-45

Modifié par LOI n°2008-789 du 20 août 2008 - art. 19 (V)

Le salarié qui le souhaite peut, en accord avec son employeur, renoncer à une partie de ses jours de repos en contrepartie d'une majoration de son salaire.

L'accord entre le salarié et l'employeur est établi par écrit. Le nombre de jours travaillés dans l'année ne peut excéder un nombre maximal fixé par l'accord prévu à l'article L. 3121-39.A défaut d'accord, ce nombre maximal est de deux cent trente-cinq jours.
Le nombre maximal annuel de jours travaillés doit être compatible avec les dispositions du titre III relatives au repos quotidien, au repos hebdomadaire et aux jours fériés chômés dans l'entreprise, et du titre IV relatives aux congés payés.
Un avenant à la convention de forfait conclue entre le salarié et l'employeur détermine le taux de la majoration applicable à la rémunération de ce temps de travail supplémentaire, sans qu'il puisse être inférieur à 10 %.

NOTA : Loi n° 2008-789 du 20 août 2008 JORF du 21 août 2008 art. 19 III : Les accords conclus en application des articles L. 3121-40 à L. 3121-51 du code du travail dans leur rédaction antérieure à la publication de la présente loi restent en vigueur.

C’est donc bien une proposition du salarié et en aucun cas une volonté de l’employeur d’aller au-delà du seuil de 218 jours.

Le nombre de jours que comprend le forfait ne peut être supérieur à 218 jours que :

• Si le salarié le demande ;
• Et que l’employeur donne son accord. 

Les conséquences :

• Il faut un accord écrit de l’employeur et du salarié ;
• La majoration de salaire doit être au minimum de 10% ;
• Le nombre de jours travaillés ne peut dépasser le nombre annuel maximal de jours travaillés fixés par l’accord collectif ;
• A défaut de précision de l’accord collectif, le maximum est de 235 jours ;
• En tout état de cause, le nombre de jours travaillés doit être compatible avec les règles sur les congés payés, les jours fériés, le repos hebdomadaire et quotidien ;
• L’extrême limite du plafond pourrait être de 282 jours (365 jours – [52 jours (repos dominical) – 30 jours (5 semaines congés payés)- 1er mai], donc 365j- 83 jours).

Comment recalculer le forfait annuel en jours en cas d’année incomplète ?

Exemple 1 salarié qui entre en cours d'année et n’a pas à effectuer la journée de solidarité 

1. Supposons un salarié qui entre dans l’entreprise le 1^er juillet N ;
2. Il n’a pas à effectuer la journée de solidarité (soit parce qu’il a déjà effectué cette journée au sein d’un autre employeur, soit parce que cette journée de solidarité était fixée au 8 mois dans l’entreprise) ;
3. Compte tenu de son entrée en cours de période, le nombre de jours composant « l’année » est alors de 184 jours. 

Méthode à retenir :

• Il faut alors enlever le nombre de samedis et dimanches, se situant entre le 1^er juillet et le 31 décembre, supposons qu’il soit évalué à 52 jours (26 samedis+ 26 dimanches) ;
• Sur les jours fériés légaux, se situant entre le 1^er juillet et le 31 décembre (Le 14 Juillet, l'Assomption, la Toussaint, le 11 Novembre et le jour de Noël), nous supposerons que 4 « tombent en pleine semaine) ;
• Le droit aux congés payés est égal à « zéro », le salarié entrant dans une nouvelle période de référence ;
• Enfin, le nombre de jours de RTT auquel il peut prétendre sera proratisé en fonction du nombre de jours composant l’année, soit 10 jours * (184 jours/365 jours) = 5,04 jours arrondi à 5 jours ;
• La journée de solidarité n’est pas prise en compte (voir contexte proposé en préambule). 

Nous obtenons donc le décompte suivant pour ce salarié, qui doit à son employeur 123 jours de travail.

Exemple 2 salarié qui entre en cours d'année et doit effectuer la journée de solidarité (supposée fixée au 14 juillet N) 

1. Supposons un salarié qui entre dans l’entreprise le 1^er juillet N ;
2. Compte tenu de son entrée en cours de période, le nombre de jours composant « l’année » est alors de 184 jours. 

Méthode à retenir :

• Il faut alors enlever le nombre de samedis et dimanches, se situant entre le 1^er juillet et le 31 décembre, supposons qu’il soit évalué à 52 jours (26 samedis+ 26 dimanches) ;
• Sur les jours fériés légaux, se situant entre le 1^er juillet et le 31 décembre (Le 14 Juillet, l'Assomption, la Toussaint, le 11 Novembre et le jour de Noël), nous supposerons que 4 « tombent en pleine semaine) ;
• Le droit aux congés payés est égal à « zéro », le salarié entrant dans une nouvelle période de référence ;
• Enfin, le nombre de jours de RTT auquel il peut prétendre sera proratisé en fonction du nombre de jours composant l’année, soit 10 jours * (184 jours/365 jours) = 5,04 jours arrondi à 5 jours ;
• Ajouter la journée de solidarité (voir contexte proposé en préambule). 

Nous obtenons donc le décompte suivant pour ce salarié, qui doit à son employeur 124 jours de travail. 

Comment recalculer le forfait annuel en jours en cas d’année incomplète : autre démarche

La deuxième démarche que nous vous proposons, peut sembler plus « coller » à la philosophie des forfaits annuels en jours, même si le résultat que nous allons obtenir sera le même en l’occurrence.

Le principe étant de déterminer le nombre de journée de travail que le salarié doit réaliser et non l’attribution de journées de RTT.

Exemple 1 salarié qui entre en cours d'année et n’a pas à effectuer la journée de solidarité (exemple identique à celui proposé précédemment) 

1. Supposons un salarié qui entre dans l’entreprise le 1^er juillet N ;
2. Il n’a pas à effectuer la journée de solidarité (soit parce qu’il a déjà effectué cette journée au sein d’un autre employeur, soit parce que cette journée de solidarité était fixée au 8 mois dans l’entreprise)
3. Compte tenu de son entrée en cours de période, le nombre de jours composant « l’année » est alors de 184 jours.

Méthode à retenir : 

• Premier temps :

Recalcul du forfait jours en tenant compte d’un droit aux congés payés nul et des 9 jours fériés coïncidant avec un jour ouvré sur l’ensemble de l’année N.

Nous obtenons donc : 218 jours + 25 jours + 8 jours= 252 jours.

• Deuxième temps :

Proratisation de ce nouveau forfait, en tenant compte du nombre de jours réels correspondants à la période [1^er juillet-31 décembre] soit 184 jours :

Nous obtenons donc : 252 jours * (184 jours/ 365 jours) = 127 jours 

• Troisième temps :

Sur les 127 jours trouvés précédemment, nous enlevons 4 jours fériés auxquels le salarié peut prétendre (il y a 5 jours fériés légaux dans la période [1^er juillet-31 décembre] dont 4 ne tombent pas un samedi ou un dimanche). 

Nous obtenons donc : 127 jours – 4 jours= 123 jours