Les nouvelles modalités de recours à la lettre recommandée électronique

La valeur du recommandé électronique

L’envoi en recommandé électronique est équivalent à l'envoi par lettre recommandée, si 2 conditions sont réunies :

• Il doit satisfaire aux exigences de l'article 44 du règlement (UE) n° 910/2014 du Parlement européen et du Conseil du 23 juillet 2014 sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions électroniques au sein du marché intérieur ;
• Le destinataire non professionnel doit avoir exprimé à l'expéditeur son consentement pour recevoir des envois recommandés électroniques.

Un décret du 2 février 2011 précisait les conditions d'application visant à garantir l'équivalence de l'envoi d'une lettre recommandée électronique avec l'envoi d'une lettre recommandée papier pour la conclusion ou l’exécution d’un contrat.

Ce décret a été abrogé et remplacé par un décret du 9 mai 2018 qui a fixé les modalités d'application de la loi pour une République numérique relatif au recommandé électronique et précisé les conditions d'application visant à garantir l'équivalence de l'envoi d'une lettre recommandée électronique avec l'envoi d'une lettre recommandée.

Il précise notamment les exigences requises en matière de vérification de l’identité et introduit la faculté pour le prestataire de lettre recommandée électronique d’attribuer à l’expéditeur ou au destinataire, postérieurement à la vérification initiale de leur identité, “un moyen d’identification électronique qu’ils utiliseront pour attester de leur identité à chaque envoi ou réception”.

Le prestataire de lettre recommandée électronique doit délivrer à l'expéditeur une preuve du dépôt électronique de l'envoi et conserver cette preuve de dépôt durant 1 an minimum.

La preuve de dépôt doit comporter :

• Le nom et le prénom ou la raison sociale de l'expéditeur, ainsi que son adresse électronique ;
• Le nom et le prénom ou la raison sociale du destinataire ainsi que son adresse électronique ;
• Un numéro d'identification unique de l'envoi attribué par le prestataire ;
• La date et l'heure du dépôt électronique de l'envoi indiquées par un horodatage électronique qualifié ;
• La signature électronique avancée ou le cachet électronique avancé utilisé par le prestataire de services qualifié lors de l'envoi.

Le prestataire de lettre recommandée électronique doit informer le destinataire, par voie électronique, qu'une lettre recommandée électronique lui est destinée et qu'il a la possibilité, pendant un délai de 15 jours à compter du lendemain de l'envoi de cette information, d'accepter ou non sa réception.
Le destinataire n'est pas informé de l'identité de l'expéditeur de la lettre recommandée électronique.

En cas d'acceptation par le destinataire de la lettre recommandée électronique, le prestataire procède à sa transmission.
Il doit conserver une preuve de la réception par le destinataire des données transmises et du moment de la réception durant 1 an minimum.

En cas de refus de réception ou de non-réclamation par le destinataire, le prestataire met à disposition de l'expéditeur une preuve de ce refus ou de cette non-réclamation. Cette preuve précise la date et l'heure du refus telles qu'indiquées par un horodatage électronique qualifié.
Le prestataire doit conserver la preuve de refus ou de non-réclamation du destinataire durant 1 an minimum.

Depuis le 1^er janvier 2019, le recours au recommandé électronique semble donc être possible lors de :

• La conclusion du contrat : envoi d’une promesse d’embauche, remise du contrat de travail, etc…
• L’exécution du contrat : remise de documents, mise en demeure de justifier une absence, notification d’une sanction disciplinaire, réponse à une demande de congé spécial, etc…
• La rupture du contrat : convocation à entretien préalable, notification de licenciement, etc…

Références

Loi n° 2016-1321 du 7 octobre 2016 pour une République numérique, art. 93.

Décret n° 2018-347 du 9 mai 2018 relatif à la lettre recommandée électronique.