Stages en entreprises : l’URSSAF donne des informations !

Sur le site de  l’URSSAF, en date du 15 juin 2012, et sous la forme d’un « questions-réponses », de nombreuses informations sont communiquées aux entreprises.

Le présent article se propose d’en faire un résumé pragmatique et synthétique. 

Les stages concernés

Les informations données par l’URSSAF concernent les stages suivants : 

• Stages d’initiation, formation ou complément de formation, ne faisant pas l’objet d’un contrat de travail ;
• Stages d’initiation, formation ou complément de formation, n’entrant pas dans le cadre de la formation professionnelle ;
• Faisant partie d’un cursus pédagogique,  dont la finalité et les modalités sont définies dans l’organisation de la formation et faisant l’objet d’une restitution donnant lieu à évaluation par l’établissement.

Extrait du site URSSAF :

Il s’agit des stages d'initiation, de formation ou de complément de formation, ne faisant pas l’objet d’un contrat de travail et n’entrant pas dans le cadre de la formation professionnelle.
Les stages en entreprise doivent être intégrés à un cursus pédagogique scolaire ou universitaire.
Font partie d’un cursus pédagogique, les stages qui remplissent les deux conditions suivantes :

la finalité et les modalités du stage sont définies dans l’organisation de la formation ;

le stage fait l’objet d’une restitution de la part de l’étudiant donnant lieu à évaluation de la part de l’établissement.

Recours aux stagiaires interdits

Il est rappelé qu’aucune convention de stage ne peut être conclue pour :

• Remplacer un salarié absent ;
• Exécuter une tâche régulière correspondant en fait à un poste de travail permanent ;
• Faire face à un accroissement temporaire d’activité ;
• Occuper un emploi saisonnier.

Extrait du site URSSAF :

Aucune convention de stage ne peut être conclue pour :

remplacer un salarié en cas d’absence, de suspension du contrat de travail ou de licenciement,

exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent,

faire face à un accroissement temporaire de l’activité de l’entreprise,

occuper un emploi saisonnier.

Pas de déclaration d’embauche

L’URSSAF rappelle que le stagiaire n’a pas qualité de salarié, il n’y a donc pas de déclaration d’embauche à réaliser.

Extrait du site URSSAF :

Faut-il faire une DPAE pour les stagiaires ?

Non, le stagiaire n’ayant pas la qualité de salarié, l’employeur n’a pas de déclaration préalable à l’embauche (DPAE) à effectuer auprès de l’Urssaf.

Gratification obligatoire

Tout stage dont la durée est supérieure à 2 mois consécutifs ou non, doit donner lieu au versement d’une gratification.

Elle doit être versée mensuellement, à compter du 1^er mois de stage.

A défaut de fixation par un accord de branche ou accord professionnel étendu, la gratification sera égale à :

• 12,50 % * plafond horaire de Sécurité sociale ;
• Soit pour 2012 : 436,05 €/mois sur la base de 35h/semaine ou 151,67h/mois.

Extrait du site URSSAF :

Une gratification doit-elle être versée ?

Lorsque la durée du stage au sein d’une même entreprise est supérieure à 2 mois consécutifs, une gratification doit être versée.
Les stagiaires effectuant au cours d’une même année scolaire ou universitaire une durée de stage au sein d’une même entreprise supérieure à 2 mois même non consécutifs bénéficient d’une gratification obligatoire versée mensuellement à compter du 1er jour du 1er mois de stage.

Le montant de la gratification peut être fixé par convention de branche ou accord professionnel étendu. A défaut, le montant horaire de la gratification est fixé par décret à 12,5% du plafond horaire de la Sécurité sociale.
En 2012, la gratification elle est de 436,05 euros pour un mois complet sur la base de 35 heures par semaine (151,67 heures par mois).
Elle est versée mensuellement au stagiaire.

 

Gratification et remboursement de frais professionnels

Pour savoir si la gratification versée atteint bien le montant minimum (436,05 € en 2012 pour 35h/semaine) , le remboursement des frais professionnels ne doit pas être pris en compte.

Extrait du site URSSAF :

Non, cette participation ne doit pas être prise en compte dans l’appréciation du montant de la gratification.
La gratification est due au stagiaire sans préjudice du remboursement des frais engagés pour effectuer le stage et des avantages offerts, le cas échéant, pour la restauration, l’hébergement et le transport.

Gratification et cotisations

La gratification n’est pas considérée comme salaire, rappelons que le stagiaire n’est pas un salarié, la limite d’exonération au titre des cotisations sociales est fixée à la valeur minimale de la gratification, soit 436,05 € en 2012 sur la base de 35h/semaine.

Seule l’éventuel dépassement de la valeur précitée (436,05€) sera soumise aux cotisations sociales, hors contributions chômage (et retraite complémentaire).

Extrait du site URSSAF :

La gratification n’est pas considérée comme un salaire et n’est pas soumise à cotisations et contributions sociales dans la limite de 12,5 % du plafond horaire de la Sécurité sociale multiplié par la durée de présence dans l’entreprise.
Ainsi, pour une durée de travail hebdomadaire de 35 heures, le montant de la franchise mensuelle de cotisations est fixé à 436,05 euros pour l’année 2012.
Lorsque le montant de la gratification excède celui de la franchise, les cotisations salariales et patronales sont dues sur la différence entre ces 2 montants.
Les contributions d’assurance chômage ne sont pas dues, le stagiaire n’étant pas considéré comme un salarié.

Références

Information site de l’URSSAF en date du 15 juin 2012